Phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho là công việc mà kế toán kho nào cũng phải hiểu rõ. Hạch toán hàng tồn kho là một việc rất quan trọng trong sản xuất. Thông qua việc xác định tình hình của hàng hóa trong kho mà doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời cho phương án kinh doanh của mình. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hàng tồn kho cũng như 2 phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ trong kế toán hàng tồn kho.
>>> Hướng dẫn cách tính thuế tiêu thụ đặc biệt mới nhất
>>> Mẫu phiếu xuất kho mới nhất
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là một loại tài sản lưu động dùng trong một kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. Bao gồm các tài sản như:
- Tài sản phục vụ sản xuất: nguyên vật liệu; công cụ, dụng cụ; nguyên vật liệu gửi đi gia công, đã mua bên ngoài đang trên đường về.
- Tài sản để bán: hàng hóa; sản phẩm dở dang; hàng gửi để bán; thành phẩm; hàng hóa được lưu trữ tại kho bảo thuế.
Thông thường chi phí hàng tồn kho sẽ được ghi vào tài khoản tồn kho cho đến khi sản phẩm được xuất kho để bán. Sau khi sản phẩm được phân phối xong, thì trong báo cáo thu nhập sẽ coi chi phí hàng tồn kho là một tiêu phí ( một phần của giá vốn hàng bán).
Nếu tài sản, hàng tồn kho nào có thời gian lưu trữ hơn một kỳ sản xuất, kinh doanh thì phải hạch toán vào tài sản dài hạn:
- Sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất; luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường. Thì phải hạch toán ghi phần giá trị này là tài sản dài hạn chứ không phải hàng tồn kho.
- Vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng. Hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Mà trình bày là tài sản dài hạn
2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho
2.1. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
a. Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?
Đối với những doanh nghiệp có lượng nguyên vật liệu lớn, thì họ sẽ chọn phương pháp kê khai thường xuyên. Khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các kế toán viên phải thường xuyên theo dõi, đánh giá liên tục một cách có hệ thống dựa trên tình trạng nhập, xuất, tồn đọng vật liệu, hàng hóa.
Những tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ phản ánh được tình trạng của hàng hóa trong kho như số lượng đang có, cũng như sự tăng giảm lượng hàng như thế nào. Từ đó giúp cho doanh nghiệp có những quyết định kịp thời để điều chỉnh hàng hóa hay các biện pháp khắc phục sự cố cho phù hợp. Để theo dõi tình trạng hàng tồn kho tốt hơn, bạn có thể sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói tại TPHCM của Đông Nam Á chúng tôi nhé!
b. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:
Khi doanh nghiệp nhập nguyên vật liệu về để sản xuất kinh doanh thì làm tăng hàng tồn kho. Các trường hợp cần phải hạch toán đã được tổng hợp ở bảng sau:
Các trường hợp | Hạch toán |
TH1. Vật liệu và hóa đơn cùng về | Căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 152: giá thực tế Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 141, 331 … tổng thanh toán |
TH2. Vật tư về trước, hóa đơn về sau | Làm thủ tục nhập kho cho hàng hóa, lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ hàng chưa hóa đơn. |
| 2.1. Cuối kỳ hóa đơn về thì hạch toán giống trường hợp 1 ở trên
| Nợ TK 152: Giá thực tế Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 141, 331… tổng thanh toán |
| 2.2. Cuối kỳ hóa đơn không về | Nợ TK 152: Giá tạm tính Có TK 331: Phải trả người bán |
| 2.2.1. Sang tháng sau hoá đơn mới về, ta phải điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn: | Nợ TK 152: (Giá nhập thực tế – giá tạm tính) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: (Giá thanh toán – giá tạm tính) |
TH3. Hóa đơn về trước vật tư về sau | Lưu hóa đơn vào hồ sơ hàng đang đi trên đường |
| 3.1. Hóa đơn về trong kỳ thì hạch toán như trường hợp 1 | Nợ TK 152: Giá thực tế Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331, 141, 131… Tổng thanh toán |
| 3.2. Cuối kỳ hóa đơn không về | Nợ TK 151: Giá trị vật tư đang đi Nợ TK 131: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112: tổng thanh toán |
| 3.2.1. Khi vật tư về | – Nếu như nhập kho chưa sử dụng thì hạch toán Nợ TK 152: Giá hàng nhập Có TK 151: Hàng hóa đang về – Nếu sử dụng ngay Nợ 621, 627, 642: chi phí vật liệu… Có TK 151: Hàng hóa đang về |
Trường hợp mua hàng ta được hưởng giảm giá, chiết khấu hàng hóa
Trong trường hợp này ta sẽ hạch toán như sau:
– Chiết khấu thanh toán:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 515
– Chiết khấu thương mại:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152
– Giảm giá, trả lại hàng cho người bán:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152
Có TK 133
Ngoài 3 trường hợp tăng nguyên vật liệu ở trên ta còn có các trường hợp tăng khác, được hạch toán cụ thể như sau:
| Nợ TK 152 | Nguyên vật liệu tăng |
| Có TK 411 | Được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh |
| Có TK 711 | Viện trợ, biếu tặng |
| Có TK 154 | Thuê ngoài hoặc tự sản xuất đã hoàn thành |
| Có TK 154, 711 | Thu hồi phế liệu trong sản xuất, thanh lý TSCĐ |
| Có TK 621, 627, 641, 642 | Sử dụng còn thừa nhập lại kho |
| Có TK 1388 | Nhập vật tư từ cho vay, mượn |
| Có TK 128, 222 | Nhận lại vốn góp liên doanh |
| Có TK 3381 | Kiểm kê thừa |
| Có TK 412 | Đánh giá tăng nguyên vật liệu |
Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu
| Các trường hợp giảm | Hạch toán |
| Xuất nguyên vật liệu cho bộ phận khác sử dụng | Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 |
| Xuất góp liên doanh | Giá trị chênh lệch giữa vốn góp và ghi sổ: Nợ TK 128, 222: Giá trị vốn góp Nợ TK 811: Phần chênh lệch tăng Có TK 152: Giá trị xuất Có TK 711: Chênh lệch giảm |
| Xuất vật liệu bán | |
| – Phản ánh giá vốn | Nợ TK 632: Giá trị xuất Có TK 152 |
| – Phản ánh doanh thu | Nợ TK 111, 112, 131: Giá có thuế GTGT Có TK 511: Giá chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra |
| Thiếu nguyên vật liệu | Nợ TK 1381 Có TK 152 |
| – Xử lý thiếu NVL | Nợ TK 1388, 334, 111, 112: cá nhân bồi thường Nợ TK 632: tính vào giá vốn hàng bán Có TK 1381 |
| Xuất cho mục đích khác | Nợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 1388, 136: cho vay. Hoặc cho mượn Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh Nợ TK 4312: viện trợ. Hoặc biếu tặng Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu Có TK 152: giảm nguyên vật liệu |
b. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?
Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ thực hiện hạch toán dựa trên kết quả kiểm kê đầu và cuối kỳ.
Giá trị hàng tồn kho = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + tổng hàng nhập trong kỳ – trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Phương pháp này không phản ánh thường xuyên giá trị hàng tồn kho. Mà theo đó các tài khoản phản ánh giá trị hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu và cuối kỳ.
Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi sự biến động của vật tư trong kỳ, nên công việc kế toán sẽ đơn giản hơn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, hàng hóa khác nhau, giá trị thấp và xuất hàng thường xuyên.
Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định
| Quy trình hạch toán trong một kỳ | Hạch toán |
| Đầu kỳ | Nợ TK 611: Mua hàng Có TK 152: NVL Có TK 151: Hàng mua đang đi đường |
| Trong kỳ, giá trị vật tư tăng | Nợ TK 611: Mua hàng Nợ TK 133: Phải thu Có TK 111; 112; 331 Có TK 411; 128; 222 Có TK 711 |
| – Được chiết khấu thương mại | Nợ TK 111; 112; 331 Có TK 133 Có TK 611 |
| – Được chiết khấu thanh toán | Nợ TK 111; 112; 331 Có TK 515 |
| Cuối kỳ | Nợ TK 151; 152 Có TK 611 |
| Tổng giá trị nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳ | Nợ TK 621; 627; 641; 642… Nợ TK 128; 222 Có TK 611 |
Mỗi phương pháp kế toán kho lại có ưu điểm, nhược điểm riêng. Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà ta cần có lựa chọn phù hợp. Sau đây chúng ta sẽ nhìn lại 2 phương pháp và so sánh chúng để có cái nhìn rõ nét hơn.
3. So sánh 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho
| Phương pháp kê khai thường xuyên | Phương pháp kiểm kê định kỳ | |
| Nội dung | Theo dõi thường xuyên | Chỉ kiểm kê đầu cuối kỳ |
| Phản ánh được trị giá hàng hóa cả kỳ | Chỉ phản ánh đầu cuối kỳ | |
| Tính được giá trị hàng hóa bất kể thời điểm | Hàng hóa chỉ tính được ở trong và cuối kỳ | |
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp có giá trị hàng hóa lớn, số lượng nguyên vật liệu nhiều như máy móc, hàng kỹ thuật cao | Doanh nghiệp có giá trị hàng hóa thấp, sản xuất số lượng lớn. Có nhiều loại mặt hàng chủng loại nguyên vật liệu. |
| Đặc điểm | Mạnh mẽ trong việc kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho. Giúp việc quản lý nguyên vật liệu được liền mạch. Các vấn đề phát sinh dễ phát hiện và tìm ra nguyên nhân để giải quyết. | Đơn giản hóa, giúp giảm sự ghi chép kế toán. Giúp cho việc quản lý nhiều loại mặt hàng dễ dàng hơn. |
Lời khuyên trong việc chọn phương pháp tính
Xác định rõ mô hình doanh nghiệp là khâu quan trọng trong việc quyết định phương pháp kế toán kho nào bạn sẽ sử dụng.
Nếu doanh nghiệp bạn sản xuất có quy trình phức tạp, hàng hóa kỹ thuật cao, lượng nguyên vật liệu nhiều, cần kiểm soát liên tục. Thì bạn nên chọn phương pháp kê khai thường xuyên.
Nhưng nếu doanh nghiệp bạn sản xuất nhiều chủng loại mặt hàng, nguyên vật liệu có nhiều loại, lại sản xuất số lượng lớn, hàng hóa xuất kho liên tục thì nên chọn phương pháp kiểm kê định kỳ cho đơn giản việc ghi chép.
Như vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu xong việc kế toán hàng tồn kho thông qua phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc kế toán kho.
Chúc bạn thành công!
>>> Các khoản giảm trừ doanh thu cập nhật 2021
>>> Khấu trừ chi hoa hồng môi giới cho cá nhân 2021
