Hạch toán hàng tồn kho là một việc rất quan trọng trong sản xuất. Thông qua việc xác định tình hình của hàng hóa trong kho mà doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời cho phương án kinh doanh của mình. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hàng tồn kho cũng như 2 phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ trong kế toán hàng tồn kho.

1. Hàng tồn kho là gì

Hàng tồn kho là một loại tài sản lưu động dùng trong một kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. Bao gồm các tài sản như:

  • Tài sản phục vụ sản xuất: nguyên vật liệu; công cụ, dụng cụ; nguyên vật liệu gửi đi gia công, đã mua bên ngoài đang trên đường về.
  • Tài sản để bán: hàng hóa; sản phẩm dở dang; hàng gửi để bán; thành phẩm; hàng hóa được lưu trữ tại kho bảo thuế.

Thông thường chi phí hàng tồn kho sẽ được ghi vào tài khoản tồn kho cho đến khi sản phẩm được xuất kho để bán. Sau khi sản phẩm được phân phối xong, thì trong báo cáo thu nhập sẽ coi chi phí hàng tồn kho là một tiêu phí ( một phần của giá vốn hàng bán).

hang-ton-kho-la-gi

Thuật ngữ hàng tồn kho là gì có lẽ không còn quá xa lạ với các bạn kế toán

Nếu tài sản, hàng tồn kho nào có thời gian lưu trữ hơn một kỳ sản xuất, kinh doanh thì phải hạch toán vào tài sản dài hạn:

  • Sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất; luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường. Thì phải hạch toán ghi phần giá trị này là tài sản dài hạn chứ không phải hàng tồn kho.
  • Vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng. Hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Mà trình bày là tài sản dài hạn

2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho

2.1. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

a. Phương pháp kê khai thường xuyên là gì?

Đối với những doanh nghiệp có lượng nguyên vật liệu lớn, thì họ sẽ chọn phương pháp kê khai thường xuyên. Khi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các kế toán viên phải thường xuyên theo dõi, đánh giá liên tục một cách có hệ thống dựa trên tình trạng nhập, xuất, tồn đọng vật liệu, hàng hóa.

phuong-phap-ke-toan-hang-ton-kho

Phương pháp kế toán hàng tồn kho và kiểm kê định kỳ

Những tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ phản ánh được tình trạng của hàng hóa trong kho như số lượng đang có, cũng như sự tăng giảm lượng hàng như thế nào. Từ đó giúp cho doanh nghiệp có những quyết định kịp thời để điều chỉnh hàng hóa hay các biện pháp khắc phục sự cố cho phù hợp.

b. Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên

Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu:

Khi doanh nghiệp nhập nguyên vật liệu về để sản xuất kinh doanh thì làm tăng hàng tồn kho. Các trường hợp cần phải hạch toán đã được tổng hợp ở bảng sau:

Các trường hợp

Hạch toán

TH1. Vật liệu và hóa đơn cùng về
Căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho ghi:

Nợ TK 152: giá thực tế

Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 141, 331 … tổng thanh toán

TH2. Vật tư về trước, hóa đơn về sau
Làm thủ tục nhập kho cho hàng hóa, lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ hàng chưa hóa đơn.
2.1. Cuối kỳ hóa đơn về thì hạch toán giống trường hợp 1 ở trên

 

Nợ TK 152: Giá thực tế

Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 141, 331… tổng thanh toán

2.2. Cuối kỳ hóa đơn không vềNợ TK 152: Giá tạm tính

Có TK 331: Phải trả người bán

2.2.1. Sang tháng sau hoá đơn mới về, ta phải điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn:Nợ TK 152: (Giá nhập thực tế – giá tạm tính)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331: (Giá thanh toán – giá tạm tính)

TH3. Hóa đơn về trước vật tư về sau
Lưu hóa đơn vào hồ sơ hàng đang đi trên đường
3.1. Hóa đơn về trong kỳ thì hạch toán như trường hợp 1Nợ TK 152: Giá thực tế

Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331, 141, 131… Tổng thanh toán

3.2. Cuối kỳ hóa đơn không vềNợ TK 151: Giá trị vật tư đang đi

Nợ TK 131: thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 331, 111, 112: tổng thanh toán

3.2.1. Khi vật tư về– Nếu như nhập kho chưa sử dụng thì hạch toán

Nợ TK 152: Giá hàng nhập

Có TK 151: Hàng hóa đang về

– Nếu sử dụng ngay

Nợ 621, 627, 642: chi phí vật liệu…

Có TK 151: Hàng hóa đang về

Trường hợp mua hàng ta được hưởng giảm giá, chiết khấu hàng hóa

Trong trường hợp này ta sẽ hạch toán như sau:

– Chiết khấu thanh toán:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 515

– Chiết khấu thương mại:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 152

– Giảm giá, trả lại hàng cho người bán:

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 152

Có TK 133

Ngoài 3 trường hợp tăng nguyên vật liệu ở trên ta còn có các trường hợp tăng khác, được hạch toán cụ thể như sau:

Nợ TK 152Nguyên vật liệu tăng
Có TK 411Được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh
Có TK 711Viện trợ, biếu tặng
Có TK 154Thuê ngoài hoặc tự sản xuất đã hoàn thành
Có TK 154, 711Thu hồi phế liệu trong sản xuất, thanh lý TSCĐ
Có TK 621, 627, 641, 642Sử dụng còn thừa nhập lại kho
Có TK 1388Nhập vật tư từ cho vay, mượn
Có TK 128, 222Nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 3381Kiểm kê thừa
Có TK 412Đánh giá tăng nguyên vật liệu
Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu
Các trường hợp giảmHạch toán
Xuất nguyên vật liệu cho bộ phận khác sử dụngNợ TK 621, 627, 641, 642

Có TK 152

Xuất góp liên doanhGiá trị chênh lệch giữa vốn góp và ghi sổ:

Nợ TK 128, 222: Giá trị vốn góp

Nợ TK 811: Phần chênh lệch tăng

Có TK 152: Giá trị xuất

Có TK 711: Chênh lệch giảm

Xuất vật liệu bán 
– Phản ánh giá vốnNợ TK 632: Giá trị xuất

Có TK 152

– Phản ánh doanh thuNợ TK 111, 112, 131: Giá có thuế GTGT

Có TK 511: Giá chưa thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Thiếu nguyên vật liệuNợ TK 1381

Có TK 152

– Xử lý thiếu NVLNợ TK 1388, 334, 111, 112: cá nhân bồi thường

Nợ  TK 632: tính vào giá vốn hàng bán

Có TK 1381

Xuất cho mục đích khácNợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến

Nợ TK 1388, 136: cho vay. Hoặc cho mượn

Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh

Nợ TK 4312: viện trợ. Hoặc biếu tặng

Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu

Có TK 152: giảm nguyên vật liệu

b. Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là gì?

Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ thực hiện hạch toán dựa trên kết quả kiểm kê đầu và cuối kỳ.

Giá trị hàng tồn kho = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + tổng hàng nhập trong kỳ – trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp này không phản ánh thường xuyên giá trị hàng tồn kho. Mà theo đó các tài khoản phản ánh giá trị hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu và cuối kỳ.

Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi sự biến động của vật tư trong kỳ, nên công việc kế toán sẽ đơn giản hơn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, hàng hóa khác nhau, giá trị thấp và xuất hàng thường xuyên.

Hạch toán theo phương pháp kiểm kê định
Quy trình hạch toán trong một kỳHạch toán
Đầu kỳNợ TK 611: Mua hàng

Có TK 152: NVL

Có TK 151: Hàng mua đang đi đường

Trong kỳ, giá trị vật tư tăngNợ TK 611: Mua hàng

Nợ TK 133: Phải thu

Có TK 111; 112; 331

Có TK 411; 128; 222

Có TK 711

 – Được chiết khấu thương mạiNợ TK 111; 112; 331

Có TK 133

Có TK 611

– Được chiết khấu thanh toánNợ TK 111; 112; 331

Có TK 515

Cuối kỳNợ TK 151; 152

Có TK 611

Tổng giá trị nguyên vật liệu xuất sử dụng trong kỳNợ TK 621; 627; 641; 642…

Nợ TK 128; 222

Có TK 611

Mỗi phương pháp kế toán kho lại có ưu điểm, nhược điểm riêng. Tùy từng loại hình doanh nghiệp mà ta cần có lựa chọn phù hợp. Sau đây chúng ta sẽ nhìn lại 2 phương pháp và so sánh chúng để có cái nhìn rõ nét hơn.

3. So sánh 2 phương pháp kế toán hàng tồn kho

Phương pháp kê khai thường xuyênPhương pháp kiểm kê định kỳ
Nội dungTheo dõi thường xuyênChỉ kiểm kê đầu cuối kỳ
Phản ánh được trị giá hàng hóa cả kỳChỉ phản ánh đầu cuối kỳ
Tính được giá trị hàng hóa bất kể thời điểmHàng hóa chỉ tính được ở trong và cuối kỳ
Đối tượng áp dụngDoanh nghiệp có giá trị hàng hóa lớn, số lượng nguyên vật liệu nhiều như máy móc, hàng kỹ thuật caoDoanh nghiệp có giá trị hàng hóa thấp, sản xuất số lượng lớn. Có nhiều loại mặt hàng chủng loại nguyên vật liệu.
Đặc điểmMạnh mẽ trong việc kiểm tra, kiểm soát hàng tồn kho. Giúp việc quản lý nguyên vật liệu được liền mạch.

Các vấn đề phát sinh dễ phát hiện và tìm ra nguyên nhân để giải quyết.

Đơn giản hóa, giúp giảm sự ghi chép kế toán.

Giúp cho việc quản lý nhiều loại mặt hàng dễ dàng hơn.

Lời khuyên trong việc chọn phương pháp tính

Xác định rõ mô hình doanh nghiệp là khâu quan trọng trong việc quyết định phương pháp kế toán kho nào bạn sẽ sử dụng.

Nếu doanh nghiệp bạn sản xuất có quy trình phức tạp, hàng hóa kỹ thuật cao, lượng nguyên vật liệu nhiều, cần kiểm soát liên tục. Thì bạn nên chọn phương pháp kê khai thường xuyên.

Nhưng nếu doanh nghiệp bạn sản xuất nhiều chủng loại mặt hàng, nguyên vật liệu có nhiều loại, lại sản xuất số lượng lớn, hàng hóa xuất kho liên tục thì nên chọn phương pháp kiểm kê định kỳ cho đơn giản việc ghi chép.

Như vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu xong việc kế toán hàng tồn kho thông qua phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc kế toán kho.