Những công việc kế toán xuất nhập khẩu thường làm

Nếu bạn là một nhân viên kế toán và công ty bạn là một công ty xuất nhập khẩu thì bài viết này phần nào sẽ hổ trợ cho bạn trong việc thực hiện các công việc của kế toán xuất nhập khẩu. Bài viết này mình không đi chuyên sâu về cách làm nhưng nó sẽ là bức tranh rõ nét cho những bạn khi bước chân vào công việc này, ngành này có cái nhìn rõ hơn và biết hướng đi. Phần còn lại hãy học hỏi thêm ở công ty và trong quá trình làm việc nhé!

kế toán xuất nhập khẩu

Công việc kế toán xuất nhập khẩu cần làm là gì?

>>> Hướng dẫn cách tẩy mực dấu đỏ trên giấy a4 chuẩn nhất

>>> Kế toán tổng hợp làm gì trong công ty?

1/ Nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu

Công việc kế toán xuất nhập khẩu cũng đơn giản là một công việc kế toán chung nhưng đặc thù ngành là làm trong ngành xuất nhập khẩu vậy. Nó cũng như kế toán nhà hàng khách sạn, kế toán sản xuất. Ở đây chỉ nói tới vấn đề đặc thù ngành thôi nhé! Thì mỗi ngành vậy thì mình sẽ có những tài khoản khác nhau hay được sử dụng. Bài trước mình đã nói đến vấn đề kế toán nhà hàng với kế toán sản xuất rồi thì bài này tiếp nối mình sẽ giới thiệu các nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu nhé!

Bảng các tài khoản hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp

STT

Tài khoản

Nghiệp vụ

1

111Tiền mặt
2112

Tiền gửi ngân hàng

3

333Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
4157

Hàng gửi đi bán

5

156Hàng hoá
6632

Giá vốn hàng bán

7

511Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
8131

Phải thu của khách hàng

9

635Chi phí tài chính
10515

Doanh thu từ hoạt động tài chính

11

007Ngoại tệ các loại
12413

Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Trên đây chỉ là những nghiệp vụ chính mà một kế toán sản xuất thường hay gặp phải. Tiếp theo đây mình sẽ nói về những công việc mà một kế toán xuất nhập khẩu hay làm nhé!

>> Kế toán xây dựng cần làm những công việc gì?

2/ Mô tả công việc của kế toán xuất nhập khẩu

Một kế toán xuất nhập khẩu thường sẽ làm những công việc sau:

  • Kiểm tra các loại giấy tờ, chứng từ xuất nhập khẩu xem có chính xác không.
  • Hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh từ xuất nhập khẩu
  • Làm các chứng từ biểu mẫu xin phép hải quan thông quan.
  • Làm hồ sơ kê khai hải quan, các chứng từ để kiểm tra hàng hóa và kiểm tra cùng hải quan.
  • Cập nhận về tỷ giá ngoại tệ
  • Làm thủ tục mở L/C, hay thanh toán T/T cho hàng hóa xuất nhập khẩu
  • Giao dịch với ngân hàng
  • Làm thủ tục khi xuất hàng để nhờ ngân hàng thu tiền hộ
  • Giao dịch với ngân hàng
  • Nếu có vấn đề xuất hàng thì làm thủ tục giải quyết trong trường hợp chứng từ bất hợp pháp
  • Nộp thuế xuất nhập khẩu vào ngân sách nhà nước
  • Xử lý và hạch toán khi tỷ giá hối đoái phát sinh

Lưu ý khi làm hồ sơ nhập khẩu khi nhập hàng hóa

Khi làm hồ sơ kê khai với hải quan thì bạn cần phải chuẩn bị một bộ những hồ sơ như sau:

  • Tờ khai hải quan và các phụ lục
  • Hợp đồng ngoại
  • Hoá đơn bên bán
  • Các giấy tờ khác của lô hàng
  • Các hoá đơn dịch vụ liên quan như bảo hiểm, vận tải quốc tế, nội địa,…
  • Thông báo nộp thuế
  • Giấy nộp tiền vào NSNN / ủy nhiệm chi thuế
  • Lệnh chi / ủy nhiệm chi thanh toán công nợ ngoại tệ ngươi bán.

>> Công việc của kế toán sản xuất bạn nên biết nếu có ý định làm

3/ Nhiệm vụ vủa một kế toán xuất nhập khẩu

  • Thực hiện các công việc kế toán tổng hợp và chi tiết các công việc, nghiệp vụ phát sinh do thanh toán ngoại thương một cách hợp lí.
  • Hạch toán và kiểm tra lại các tình hình ký kết hợp đồng, công việc xuất nhập khẩu, số lượng cũng như giá trị hàng hóa nhập –xuất xem có đúng và chính xác chưa.
  • Giám sát tình hình thanh toán giữa các bên theo từng giai đoạn. Đảm bảo an toàn cho hàng nhập khẩu, vốn công ty cũng như có thể chủ động đề xuất các cách phát triển vốn để kinh doanh.
  • Phản ánh chính xác tình hình tiêu thụ các mặt hàng về số lượng và chất lượng.
  • Cung cấp thông tin cho các phòng ban trong công ty.

4/Phương pháp và quy trình hạch toán kế toán hàng nhập khẩu

Căn cứ vào bộ chứng từ nhập khẩu:

Bộ chứng từ nhập khẩu:

  • Đơn đặt hàng.
  • Hóa đơn thương mại.
  • Packing list.
  • Vận đơn, tờ khai..

Hạch toán:

Trường hợp hàng chưa về nhập kho:

Nợ 151: Hàng mua đang đi đường.

Có 111, 112, 331

Trường hợp hàng đã về nhập kho:

Nợ 156: Hàng hóa

Có 111, 112, 331

Lưu ý: Kế toán hạch toán theo dõi đúng loại ngoại tệ của giao dịch phát sinh và quy đổi ra đồng VND theo tỷ giá thực tế quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC

Căn cứ vào bộ chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu

Bộ chứng từ nhập khẩu:

  • Tờ khai hải quan.
  • Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
  • Giấy đề nghị thanh toán.

Hạch toán:

Hạch toán thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt khâu nhập khẩu:

Nợ TK 151, 156 :Hàng đi đường hoặc hàng hóa

Có TK 3333 : Thuế nhập khẩu

Có TK 3332 :Thuế tiêu thụ đặc biệt

Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu

Nợ TK 133 :Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 33312 :Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Khi nộp thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT hàng nhập khẩu:

Nợ 3333: Thuế nhập khẩu

Nợ  3332 : Thuế tiêu thụ đặc biệt

Nợ TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu

Có TK 111, 112 : Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

 Căn cứ vào chứng từ logistic:

Chứng từ logistic là chứng từ thể hiện những chi phí có liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng, tính từ thời điểm đặt hàng đến lúc nhập hàng về kho (hóa đơn GTGT của các hãng tàu, đại lý logistic, cơ quan hải quan…).

Hạch toán:

Trường hợp hàng chưa về nhập kho:

Nợ 151: Hàng mua đang đi đường.

Có 111, 112, 331

Trường hợp hàng đã về nhập kho:

Nợ 156: Hàng hóa

Có 111, 112, 331

 

Lưu  ý:

Kế toán tiến hành phân bổ chi phí logistic cho từng mã hàng hóa của lô hàng nhập khẩu. Tiêu thức phân bổ: theo trị giá hoặc theo số lượng, phân bổ toàn phần hoặc phân bổ từng phần tùy thuộc vào thực tế phát sinh.

Căn cứ vào chứng từ thanh toán lô hàng nhập khẩu.

Chứng từ:

  • L/C (letter credit).
  • Hóa đơn thương mại.

Hạch toán:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 111, 112

Nếu giao dịch thanh toán phát sinh L/C thì kế toán sử dụng tài khoản 244- Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 244- Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.

Ghi nhận phần lãi- lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giữa thời điểm ghi sổ và thời điểm thanh toán:

Nợ 635: Chi phí tài chính (nếu lỗ)

Hoặc Có 515: Doanh thu tài chính (nếu lãi).

Cuối năm tài chính, tại thời điểm lập BCTC, Kế toán phải tiến hành đánh giá lại tỷ giá hối đoái của khoản mục tiền tệ tương ứng với số dư bên có của TK 331. Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào tài khoản 515. Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá, kế toán hạch toán vào khoản 635

Căn cứ vào chứng từ thanh toán phí logistic

Hạch toán:

Nợ 331: Phải trả người bán

Có 111, 112

5/Lưu ý khi làm kế toán xuất nhập khẩu

 Hồ sơ nhập khẩu nên kẹp đầy đủ các chứng từ

  • Tờ khai hải quan và các phụ lục.
  • Hợp đồng thương mại (Contract).
  • Hoá đơn thương mại (Invoice).
  • Các giấy tờ khác của lô hàng như: Chứng nhận xuất sứ, tiêu chuẩn chất lượng …
  • Các hoá đơn dịch vụ liên quan tới hoạt động nhập khẩu.
  • Thông báo nộp thuế.
  • Giấy nộp tiền vào NSNN / ủy nhiệm chi thuế.
  • Lệnh chi / ủy nhiệm chi thanh toán công nợ ngoại tệ người bán.

Bút toán hạch toán

Khi nhận hồ sơ trên, kế toán có thể hạch toán như sau:

Hạch toán giá trị hàng nhập khẩu:

Trường hợp 1: Thanh toán trước 100% giá trị đơn hàng:

Nợ 331: Phải trả cho người bán

Có 111,112

Khi hàng về:

Nợ 156: Hàng hóa

Có 331: Phải trả cho người bán

Trường hợp 2: Công nợ tiền hàng

Nợ 156: Hàng hóa

Có 331: Phải trả cho người bán

Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp:

Nợ 331: Phải trả cho người bán

Có 111,112

Đồng thời, ghi nhận tiền lãi- lỗ do chênh lệch tỷ giá tại thời điểm ghi sổ và thời điểm thanh toán:

Nợ 635: Chi phí tài chính (phần tiền lỗ)

Hoặc

Có 515: Doanh thu tài chính (phần tiền lãi).

Trường hợp 3: Thanh toán thành nhiều đợt

Khi hàng về:

Nợ 156: Hàng hóa (tổng giá trị)

Có 111, 112: Số tiền đã thanh toán

Có 331: Số tiền còn lại chưa thanh toán.

Khi thanh toán số tiền còn lại

Nợ 331: Số tiền còn lại chưa thanh toán x tỷ giá tại thời điểm thanh toán

Nợ 635: Chi phí tài chính (phần tiền lỗ khi tỷ giá ghi sổ nhỏ hơn tỷ giá tại thời điểm thanh toán).

Có 111, 112

Có 515: Doanh thu tài chính (phần tiền lãi khi tỷ giá ghi sổ lớn hơn tỷ giá tại thời điểm thanh toán).

Hạch toán các khoản thuế phải nộp:

Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt:

Nợ 156: Hàng hóa (tổng số thuế)

Có 3333 :Thuế Nhập khẩu

Có 3332: Thuế Tiêu thụ đặc biệt

Thuế GTGT hàng NK: (khấu trừ thuế GTGT):

Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

Có 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

Khi nộp thuế:

Nợ 3333 :Thuế Nhập khẩu

Nợ 3332: Thuế Tiêu thụ đặc biệt

Có 111, 112

Chi phí phát sinh liên quan đến hàng hóa nhập khẩu (kho, bãi, vận chuyển..)

Nợ 156: Hàng hóa

Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111, 112.

Giai đoạn trả tiền hàng nhập khẩu

Khi thanh toán tiền hàng hóa nhập khẩu, kế toán cần lưu ý những mục sau:

  • Chênh lệch tỷ giá: chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm ghi sổ và thời điểm thanh toán. Từ đó, hạch toán vào tài khoản 515: Doanh thu tài chính (nếu lãi) hoặc tài khoản 635: Chi phí tài chính (nếu lỗ).
  • Kí quỹ ( xác định trong case study NH đề xuất kĩ quỹ và sử dụng để trả tiền luôn – ko giải tỏa kí quỹ trả về TK công ty).

Nợ 331: Phải trả cho người bán (ngoại tệ x tỷ giá tại thời điểm kí quỹ)

Có 112: Tiền gửi ngân hàng.

Thanh toán phần nợ còn lại:Nợ 331: Phải trả cho người bán (ngoại tệ x tỷ giá tại thời điểm thanh toán).

Có 112: Tiền gửi ngân hàng.

Lưu ý về giá tính thuế nhập khẩu

  • Giá tính thuế nhập khẩu là giá thực tế phải trả đến cửa khẩu nhập đầu tiên – giá CIF;
  • Lưu ý khi xác định giá tính thuế nhập khẩu:
  • Ðối với hàng hoá nhập khẩu, nếu có hợp đồng mua bán và có đủ các chứng từ hợp lệ, đủ điều kiện để xác định giá tính thuế thì giá tính thuế được xác định theo hợp đồng.
  • Trong trường hợp hàng hoá nhập khẩu theo phương thức khác hoặc giá ghi trên hợp đồng quá thấp so với giá mua bán tối thiểu thực tế tại cửa khẩu, thì giá tính thuế áp dụng theo biểu giá do Chính phủ quy định.
  • Giá tính thuế tính bằng đồng Việt Nam. Ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào do Ngân hàng nhà nước công bố.

6/Bộ hồ sơ xuất khẩu

Bộ hồ sơ xuất khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất khẩu một lô hàng. Sau đây là một số chứng cần cần có của một bộ hồ sơ xuất khẩu:

  • Hợp đồng thương mại.
  • Tờ khai hàng hóa xuất khẩu theo các chỉ tiêu thông tin tại Phụ lục II ban hành kèm Thông tư số 38/2015/TT-BTC.
  • Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu.
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list).
  • Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành.
  • Hóa đơn thương mại.
  • Giấy chứng nhận nguồn gốc, xuất xứ.

7/Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác

Nhập khẩu ủy thác là hình thức nhờ một công ty thứ ba (hay còn gọi là công ty trung gian) thực hiện nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm nào đó về cho doanh nghiệp của bạn.

Nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác

Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, kế toán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu sử dụng các tài khoản cơ bản sau:

  • Tài khoản 331: dùng để theo dõi tình hình thanh toán cho đơn vị nhận ủy thác.

Tài khoản này cần phải chi tiết cho từng đơn vị nhận ủy thác.

  • Các tài khoản 151, 152, 156: dùng để theo dõi giá trị thực tế các hàng nhập kho từ các đơn vị nhận ủy thác.
  • Tài khoản 133(1331): dùng để theo dõi khoản thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa.
  • Ngoài ra, không thể thiếu tài khoản 111, 112: để theo dõi dòng tiền thanh toán cho bên nhận ủy thác.
  • Đồng thời, kế toán cũng sử dụng những tài khoản như 515, 635 để theo hạch toán mục lãi- lỗ do chênh lệch tỷ giá ngoại tệ khi thanh toán cho bên nhận ủy thác.

Hạch toán:

Khi bên giao ủy thác thanh toán trước một khoản tiền cho bên nhận ủy thác:

Khi thanh toán

Nợ 331: Phải trả cho người bán

Có 111, 112

Khi nhận hàng:

Nếu đơn vị nhận uỷ thác đã nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu thì khi chuyển trả hàng, bên nhận uỷ thác sẽ lập hoá đơn GTGT, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán sẽ phản ánh các bút toán sau:

Hạch toán trị giá hàng nhập khẩu:

Nợ 151, 152, 156: Trị giá hàng nhập khẩu.

Có 331: Phải trả cho người bán.

Hạch toán các khoản thuế của hàng nhập khẩu uỷ thác:

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ 151, 152, 156: Ghi tăng trị giá hàng nhập khẩu về khoản thuế nhập khẩu và thuế TTĐB phải nộp

Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu

Có T331: Số tiền thuế của hàng nhập khẩu uỷ thác

Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:

Nợ151, 156: Ghi tăng trị giá hàng nhập khẩu về các khoản thuế phải nộp

Có 331: Số tiền thuế của hàng nhập khẩu uỷ thác phải trả cho bên nhận uỷ thác

Nếu đơn vị nhận uỷ thác chưa nộp hộ thuế GTGT thì khi xuất trả hàng hoá, đơn vị nhận uỷ thác chỉ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Nợ TK151, 152, 156: Ghi tăng trị giá hàng nhập khẩu về các khoản thuế phải nộp

Có TK331: Số tiền thuế của hàng nhập khẩu uỷ thác phải trả cho bên nhận uỷ thác

Hạch toán khoản hoa hồng uỷ thác nhập khẩu phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác:

Nợ 151, 152, 156: Số hoa hồng uỷ thác nhập khẩu.

Nợ 133:Thuế GTGT tính trên hoa hồng uỷ thác nhập khẩu

Có 331: Số hoa hồng uỷ thác nhập khẩu phải trả

Hạch toán số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác về các khoản chi phí đã chi hộ (chi giám định, bốc xếp, vận chuyển, bàn giao …):

Nợ 151,152,156: Chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu uỷ thác.

Nợ 133: Số thuế GTGT được khấu tr

Có 331: Số phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác

Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng còn lại phải trả:

Nếu công nợ phải trả bằng ngoại tệ:

Nợ 331: Số công nợ ngoại tệ thanh toán theo tỷ giá tại thời điểm ghi sổ

Nợ 635: Số tiền lỗ do chênh lệch tỷ giá.

Có 111, 112: Số ngoại tệ đã chi trả theo tỷ giá thời điểm thanh toán.

Có 515: Số tiền lãi do chênh lệch tỷ giá.

Đồng thời, kế toán ghi:

Có TK007: Số nguyên tệ đã chi trả

Nếu công nợ phải trả bằng tiền Việt Nam:

Nợ 331:Số công nợ tiền VND.

Có TK111, 112, 311: Số tiền phải trả.

8/ Yêu cầu đối với kế toán xuất nhập khẩu trong công việc

Đối với kế toán xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp có những yêu cầu công việc dành cho vị trí này như sau:

  • Nắm rõ nghiệp vụ, kiến thức chuyên môn.
  • Nắm rõ những chứng từ, sổ sách liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu để phân bổ, hạch toán đúng vào tài khoản, tránh sai sót.
  • Có kinh nghiệm làm việc là lợi thế khi đi xin việc.
  • Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán, kỹ năng văn phòng.
  • Nắm bắt, cập nhật kịp thời các luật kế toán, luật hải quan liên quan.
  • Cẩn thận, trung thực, tỉ mỉ, tư duy logic và nhạy bén trong xử lý công việc.
  • Tinh thần học hỏi, cầu tiến và chia sẽ kiến thức với đồng nghiệp.

Nếu bạn muốn quá trình này trở nên đơn giản hơn, bạn có thể tham khảo bảng báo giá dịch vụ kế toán của chúng tôi để chúng tôi có thể làm thay bạn!

Trên đây là những công việc liên quan mà một kế toán xuất nhập khẩu sẽ làm và nhiệm vụ mà họ sẽ thực hiện khi ở trong một doanh nghiệp cụ thể. Nếu bạn đã muốn làm thử công việc kế toán này thì hãy cố gắng nhé! Hơi phức tạp một chút trong vấn đề hạch toán đó!

Chúc bạn thành công!

>> Bạn có biết kế toán tài chính là gì không?