Chứng từ kế toán là một trong những công việc mà một kế toán nội bộ sẽ làm và va chạm rất nhiều vì đây là một trong những phần quan trọng và mấu chốt trong các hoạt động của công ty. Cùng xem qua những thông tin về chứng từ kế toán, các loại chứng từ kế toán cũng như các vấn đề liên quan. Vì là chia sẻ nên tới phần nào mình thấy quan trọng mình sẽ ghi rõ tại phần đó luôn nhé!

cac-loai-chung-tu-ke-toan

Bạn có biết chứng từ kế toán là gì không?

1/ Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ hay là vật mang tin phản ánh đúng nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành rồi, kế toán viên lấy nó làm căn cứ để ghi chép lại trong sổ kế toán. Một chứng từ kế toán được công nhận phải có đầy đủ những thông tin dưới đây:

  • Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
  • Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán.
  • Tên và địa chỉ đơn vị lập chứng từ.
  • Tên và địa chỉ đơn vị nhận chứng từ.
  • Nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh phải được ghi trong chứng từ.
  • Số lượng, đơn giá, số tiền được ghi bằng sổ và tổng số tiền được ghi bằng số và chữ dùng để thu và chi tiền.
  • Chữ ký có ghi rõ họ tên của người lập, người duyệt, người nhận hay những người có liên quan.

Ngoài những nội dung chính ra thì tùy vào mỗi loại chứng từ mà còn có những nội dung phụ khác nhau tùy loại chứng từ đó. Chính vì vậy, khi xem xét một chứng từ nào thì bạn cũng cần nghiên cứu thật kỹ xem chứng từ đó có điều gì cần phải chú ý để xác nhận là một chứng từ đúng hay không nhé!

2/ Các loại chứng từ kế toán

2.1/ Các chứng từ kế toán liên quan đến tiền

a/ Phiếu thu tiền

Phiếu thu tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hóa, dịch vụ hay thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.

b/ Phiếu chi tiền

Phiếu chi tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc chi tiền của công ty để mua hàng hóa, dịch vụ hay nguyên vật liệu đã thanh toán ngay bằng tiền mặt cho nhà cung cấp.

Liên quan tới vấn đề phiếu chi thì mình cũng muốn nói cho các bạn nghe về khái niệm tạm ứng và hoàn ứng. Ngoài thanh toán tiền bạc gì đó cần phiếu chi ra thì phần lớn, phiếu chi tiền toàn dính vào việc tạm ứng.

Tạm ứng là gì?

Tạm ứng kiểu như là một khoản tiền hay vật tư mà doanh nghiệp trao cho người lao động để họ thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết vấn đề của công ty mà đã được cấp trên phê duyệt. Trường hợp tạm ứng rõ nhất các bạn hay thấy đó là cử nhân viên đi công tác hay ứng tiền mua đồ công ty đó!

Hoàn ứng là gì?

Hoàn ứng là công việc hoàn lại số tiền tạm ứng nếu chi không hết. Có nghĩa là bạn sẽ mang đầy đủ các hóa đơn giấy tờ chứng nhận việc bạn sử dụng số tiền tạm ứng đó như thế nào. Dựa vào số tiền tạm ứng và số tiền sử dụng mà tính ra số tiền hoàn ứng. Số tiền dư hoàn ứng này sẽ gửi lại quỹ. Còn số tiền đã sử dụng sẽ được quyết toán.

c/ Séc tiền mặt

Séc tiền mặt là một chứng từ phát sinh trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.

d/ Uỷ nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi hay còn gọi là lệnh chi, là phương pháp thanh toán mà người trả tiền phải lập ra một lệnh thanh toán theo mẫu có sẵn do ngân hàng mà mình mở tài khoản quy định. Sau đó gửi cho ngân hàng đó và yêu cầu họ trích một số tiền nhất định để chuyển cho người mà mình muốn gửi. Đây là phương thức không dùng tiền mặt trực tiếp mà dùng qua bên thứ 3 là ngân hàng để gửi tiền.

uy-nhiem-chi-la-gi

Ủy nhiệm chi là gì và dùng để làm gì?

Trong trường hợp nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ hoặc số tiền chuyển lớn hơn số tiền trong tài khoản thì ngân hàng sẽ nhanh chóng thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy cũng như từ chối thực hiện khi không đủ điều kiện cũng như thỏa thuận của các bên.

Sử dụng ủy nhiệm chi hay Séc thì tốt?

Việc sử dụng séc hay ủy nhiệm chi thì cũng tùy vào yêu cầu của 2 bên. Nhưng bạn cần cân nhắc kỹ khi sử dụng nhé. Vì séc có nhược điểm nên ít doanh nghiệp muốn dính tới nó lắm. Ví dụ như bạn phát hành Séc  trắng rồi ký cho đối tác thì cái khoảng thời gian bạn kí phát cho đến khi đối tác trình séc để thanh toán thì nhiều khả năng là tài khoản của bạn không đủ số dư để thanh toán. Đó là trường hợp không may nhất có thể xảy ra và đây cũng là nhược điểm của séc.

Nhưng nếu bạn dùng giấy ủy nhiệm chi để trả cho đối tác thì khác. Lúc này ngân hàng sẽ là người xem xét xem bạn có đủ điều kiện để chi trả cho đối tác không. Và nếu đủ thì chắc chắn là bên đối tác của bạn sẽ nhận được giấy báo Có rồi!

Như vậy, theo kinh nghiệm của mình thì bạn nên sử dụng giấy ủy nhiệm chi khi giao dịch với đối tác của mình và mình nghĩ bạn cũng nên đề xuất với đối tác về vấn đề này nhé. Ngoài ra, nếu như đối tác bạn thích Séc thì bạn có thể sử dụng Séc bảo chi. Lúc này nó cũng đảm bảo được cho bạn hơn nhé!

Quy định về ủy nhiệm chi

Lập và gửi uy nhiệm chi về ngân hàng nơi mà bạn mở tài khoản để chuyển tiền cho đối tác theo đúng quy định của phát luật. Ngân hàng cũng sẽ hổ trợ bạn trong việc lập nếu bạn có thắc mắc.

Nếu là chứng từ giấy thì bạn cần phải thực hiện theo đúng quy định nhà nước, lập đúng mẫu, đủ liên để giữ lại hạch toán và lưu trữ. Chữ ký và dấu phải trùng với mẫu đã đăng ký ở ngân hàng nữa nhé!

Nếu là chứng từ điện tử thì lúc này ngân hàng sẽ kiểm soát nội dung chứng từ thôi nên bạn không tốn nhiều công sức như chứng từ giấy đâu. Ngân hàng cũng kiểm tra lại số dư tài khoản của bạn cũng như khả năng thanh toán tiền nữa nên có vấn đề ngân hàng sẽ báo bạn thôi.

Cách viết ủy nhiệm chi cho doanh nghiệp

Thì mình chỉ hướng dẫn phần doanh nghiệp ghi thôi chứ phần ngân hàng ghi thì để ngân hàng lo.

  • Ngày, tháng, năm: phần này ghi ngày tháng giao dịch thôi.
  • Đơn vị trả tiền: Nếu là cá nhân thì ghi tên mà là công ty thì ghi tên công ty
  • Số tài khoản: Số tài khoản của cá nhân hay công ty mà chuyển tiền nha (không phải tk đối tác đâu)
  • Tại ngân hàng: ghi tên ngân hàng mà mình lập tk để chuyển tiền đó.
  • Đơn vị thụ hưởng: Tên cá nhân hay công ty mà mình gửi tiền
  • CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: phần này thích thì điền không thì thôi. Mình là mình bỏ trống
  • Số tài khoản: Đây mới là số tk của đối tác mà mình sẽ chuyển tiền nè. Xem kỹ rồi hãy ghi bạn nhé!
  • Tại ngân hàng: Ngân hàng của đối tác luôn. 2 thông tin này họ sẽ gửi cho bạn.
  • Số tiền bằng số: Ghi số tiền bằng số thôi
  • Số tiền bằng chữ: này thì ghi bằng chữ. Nhớ in hoa chữ đầu cho đúng chính tả nhé!
  • Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán
  • Đơn vị trả tiền
  • Chủ tài khoản: giám đốc ký và đóng dấu tròn tại đây. Đóng 2/3 chữ ký vào trong phần dấu, 1/3 đóng ngoài dấu
  • Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.

Vậy là xong phần ủy nhiệm chi nhé! Đây là phần khá quan trọng nên mình viết dài hơn các phần khác. Mình tiếp tục phần các loại chứng từ liên quan tới tiền nhé!

e/ Nộp tiền vào tài khoản

Đây là chứng từ thể hiện các nội dung kiểu như tài khoản được nộp tiền thông qua các hình thức là khách hàng chuyển tiền để mua hàng, nộp tiền vào tk ngân hàng hay tiền lãi, tiền gửi hàng tháng.

f/ Chuyển tiền nội bộ

Là chứng từ phát sinh khi chuyển tiền từ tài khoản tiền VND sang ngoại tệ.

g/ Tiền đang chuyển

Là chứng từ thể hiện nội dung tiền đang chuyển chưa vào tài khoản nhà cung cấp.

2.2/  Chứng từ liên quan đến hoá đơn

STTChứng từ liên quan đến hóa đơnKhái niệm
1Hoá đơn bán hàngLà hóa đơn ghi lại việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng và tiền này được ghi vào doanh thu.
2Hoá đơn mua hàngLà hóa đơn ghi nhận việc mua hàng của công ty
3Hàng bán trả lạiLà chứng từ phát sinh khi khách hàng trả lại hàng và chứng từ này sẽ kèm với hóa đơn khách trả lại hàng.
4Hàng mua trả lại hàngLà chứng từ kèm theo hoá đơn đầu ra ghi nhận việc mua hàng rồi trả lại nhà cung cấp
5Tổng hợp hoá đơn bán lẻLà các chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ kẹp cùng hoá đơn bán hàng. Có chữ ký giữa người bán và người mua.

 

2.3/ Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa

 a/ Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho là chứng từ ghi nhận lại việc nhập các nguyên vật liệu, các sản phẩm đã mua vào kho. Dựa vào phiếu nhập kho mà nắm được tình hình thông tin hàng hóa trong kho.

b/ Phiếu xuất kho

Là chứng từ ghi lại việc xuất kho nguyên vật liệu hay hàng hóa. Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng

>>> Mẫu phiếu xuất kho và cách điền mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200 và 133

c/ Chuyển kho

Là chứng từ liên quan đến việc chuyển kho hàng hóa từ kho này sang kho khác để tiện việc bán hàng hoặc sản xuất hàng hóa.

2.4/ Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ

STTChứng từ công cụ dụng cụKhái niệm
1Chứng từ ghi tăng tài sản cố địnhLà chứng từ thể hiện nội dung mua tài sản cố định có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên. Xem thêm bài tài sản cố định là gì
2Chứng từ ghi giảm tài sản cố địnhLà chứng từ thể hiện nội dung ghi giảm trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Hoặc trường hợp  hạch toán chuyển tài sản cố định thành công cụ dụng cụ.
3Điều chỉnh tài sản cố địnhLà chứng từ phản ánh việc điều chỉnh tăng giá trị tài sản cố định
4Chứng từ khấu hao TSCĐLà chứng từ vào cuối tháng kế toán trích khấu hao tscd. Tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Hoặc chi phí sản xuất. Nếu tài sản đó trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất
5Chứng từ ghi tăng CCDCLà chứng từ kèm theo hoá đơn mua mới CDCD
6Chứng từ ghi giảm CCDCLà chứng từ phát sinh trong trường hợp báo hỏng CCDC.
7Chứng từ phân bổ CCDCLà chứng từ vào cuối tháng kế toán tính phân bổ CCDC tính vào chi phí SXKD. Hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
8Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụLà chứng từ ghi nhận việc báo hỏng, báo mất công cụ

3/ Bảng tổng hợp các chứng từ kế toán

TTTÊN CHỨNG TỪSỐ HIỆUTÍNH CHẤT
MẪU BẮT BUỘCMẪU HƯỚNG DẪN
A

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

I
Lao động và tiền lương
1Bảng chấm công01a-LĐTLX
2Bảng chấm công theo giờ01b-LĐTLX
3Bảng thanh toán tiền lương02-LĐTLX
4Bảng thanh toán tiền thưởng03-LĐTLX
5Giấy đi đường04-LĐTLX
6Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành05-LĐTLX
7Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ06-LĐTLX
8Bảng thanh toán tiền thuê ngoài07-LĐTLX
9Hợp đồng giao khoán08-LĐTLX
10Biên bản thanh ly (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán09-LĐTLX
11Bảng kê trích nộp các khoản theo lương10-LĐTLX
12Bảng phân bổ tiền lương và BHXH11-LĐTLX
II
Hàng tồn kho
1Phiếu nhập kho01 – VTX
2Phiếu xuất kho02 – VTX
3Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ, hàng hóa03 – VTX
4Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ04 – VTX
5Biên bảng kiểm kê vật tư, công cụ, hàng hóa05 – VTX
6Bảng kê mua hàng06 – VTX
7Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ07 – VTX
III
Bán hàng
1Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi01 – BHX
2Thẻ quầy hàng02 – BHX
3Bảng kê mua lại cổ phiếu03 – BHX
4Bảng kê bán cổ phiếu04 – BHX
IV
Tiền tệ
1Phiếu thu01 – TTX
2Phiếu chi02 – TTX
3Giấy đề nghị tạm ứng03 – TTX
4Giấy thanh toán tiền tạm ứng04 – TTX
5Giấy đề nghị thanh toán05 – TTX
6Biên lai thu tiền06 – TTX
7Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý07 – TTX
8Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ)08a – TTX
9Bảng kiểm kê quỹ(dùng cho vàng, bạc, ngoại tệ, kim quý, đá quý, ngoại tệ)08b – TTX
10Bảng kê chi tiền09 – TTX
V
Tài sản cố định
1Biên bản giao nhận TSCĐ01 – TSCĐX
2Biên bản thanh lý TSCĐ02 – TSCĐX
3Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành03 – TSCĐX
4Biên bản đánh giá lại TSCĐ04 – TSCĐX
5Biên bản kiểm kê TSCĐ05 – TSCĐX
6Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ06 – TSCĐX
B

CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC

1Hóa đơn GTGT01 GTKT – 3LLX
2Hóa đơn bán hàng thông thường02 GTGT – 3LLX
3Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ03 PXK – 3LLX
4Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý04 HDL – 3LLX
5

>>> Trường hợp lập biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39

4/ Cách sắp xếp chứng từ kế toán

cach-sap-xep-chung-tu-ke-toan

Bạn biết cách sắp xếp chứng từ kế toán chưa?

a/ Sắp xếp chứng từ đầu vào

  • Hóa đơn mua hàng khi thanh toán bằng tiền mặt thì kèm phiếu chi tiền mặt
  • Hóa đơn mua hàng thanh toán chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ sau hóa đơn.
  • Nếu mua hàng hóa dịch vụ của hộ gia đình hay cá nhân có doanh thu < 100 triệu/năm thì làm bảng kê thu mua không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.

b/ Sắp xếp chứng từ đầu ra

  • Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt thì kèm phiếu thu kẹp cùng với liên 3 hóa đơn GTGT hoặc liên 2 hóa đơn bán hàng.
  • Nếu hóa đơn bán hàng là chuyển khoản thì kèm giấy báo có bản photo.

c/ Chứng từ về kho

  • Nếu nhập kho là hàng hóa thì kẹp hóa đơn mua vào là hàng hóa
  • Nếu xuất khó là hàng hóa thì kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hóa đơn GTGT hoặc liên 2 với hóa đơn bán hàng.

d/ Chứng từ về thuế

  • Sắp xếp theo từng tháng tờ khai thuế GTGT hàng tháng và lưu trữ cẩn thận nếu nộp trực tiếp cơ quan thuế.
  • Nếu nộp qua mạng thì tờ khai thuế GTGT hàng tháng lúc này bạn nên download 1 bản lưu trong máy tính. Cẩn thận hơn bạn hãy tải bản chứng minh đã gửi được tờ khai thuế qua mạng vào địa chỉ mail khi đăng ký.
  • Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kém với tờ khai thuế môn bài đã nộp.
  • Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý.
  • Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền

5/ Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

  • Những thông tin và con số trên chứng từ kế chính là cơ sở để ghi sổ kế toán
  • Chứng từ phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và được bảo quản an toàn.
  • Chỉ có cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được quyền tạm giữ hay tịch thu chứng từ. Nếu bị tạm giữ hay tịch thu, cơ quan nhà nước phải có giấy chứng và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp cùng biên bản ghi rõ số lượng tạm giữ, tịch thu.

Trên đây là tất cả những thông tin về chứng từ kế toán. Bạn đọc tham khảo và nghiên cứu thêm về những phần chi tiết hơn nhé vì còn nhiều phần đúng ra sẽ chi tiết hơn nữa nhưng mình sẽ bổ sung nó vào một phần khác! Trên đây là những thông tin giải thích chứng từ kế toán là gì, các loại chứng chứng từ kế toán cũng như cách sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý. Nếu bạn muốn mọi thứ về kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ kế toán của chúng tôi. Dịch vụ của chúng tôi chất lượng và giá rẻ nhất sẽ khiến bạn phải hài lòng về nó!

Chúc các bạn thành công!