Công tác phí là một chi phí mà hầu như các doanh nghiệp hiện nay ít nhiều cũng sẽ gặp phải. Vậy xử lý chi phí này như thế nào mới đúng để doanh nghiệp vừa có lợi mà vẫn giải trình được với cơ quan thuế? Với những hướng dẫn sau đây, chắc chắn sẽ giúp ích được cho các doanh nghiệp. Cùng tham khảo nhé!
>>> Hướng dẫn bạn tra cứu thông tin người nộp thuế chính xác nhất
>>> Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu theo TT 200 và TT 133
>>> Cách tra cứu hóa đơn GTGT trên trang tổng cục thuế
Điều kiện để đưa công tác phí vào chi phí hợp lý được trừ
Để đưa công tác phí vào chi phí hợp lý được trừ thì khi tính thuế TNDN và khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những hóa đơn, chứng từ sau:
– Hóa đơn chứng từ trong quá trình đi công tác
- Vé máy bay, vé tàu xe
- Hóa đơn phòng nghỉ/ khách sạn, hóa đơn đi taxi
- Hóa đơn ăn uống
- Nếu phát sinh trên 20 triệu phải chuyển khoản
– Quyết định cử đi công tác
– Quy định tài chính của công ty trong vấn đề công tác phí
– Giấy đi đường có xác nhận của doanh nghiệp là đi công tác
Chuẩn bị đủ những giấy tờ này để công tác phí được đưa vào chi phí được trừ và bạn sẽ hoàn toàn có thể giải trình được với cơ quan thuế nhé! Nhưng nếu doanh nghiệp bạn chưa tìm được giải pháp nào làm tốt về kế toán thì có thể tham khảo dịch vụ kế toán tại đây: https://ketoandongnama.vn/bang-bao-gia-dich-vu-ke-toan/
Quy định về công tác phí đối với doanh nghiệp mới nhất 2021
Theo khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định rất rõ về mức công tác phí đối với doanh nghiệp như sau:
Bãi bỏ mức khống chế với khoản phụ cấp cho người đi công tác. Mọi thứ sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu thỏa được những điều kiện ở mục 1 như trên.
Nếu doanh nghiệp khoán phụ cấp cho người đi công tác và thực hiện đúng quy chế tài chính cũng như quy định công ty về công tác phí thì cũng được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.
Các bạn cũng có thể xem qua Thông tư số 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị để hiểu hơn về một số quy định công tác phí nhé!
Lưu ý về chi phí đưa nhân viên đi công tác bằng đặt vé online
Trong trường hợp là doanh nghiệp mua vé máy bay qua website cho người lao động đi công tác thì chứng cứ để lấy làm căn cứ tính vào chi phí được trừ là:
- Vé máy bay điện tử
- Thẻ lên máy bay (Boarding pass)
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp khi nhân viên tham gia quá trình đi lại.
- Nếu doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của nhân viên thì căn cứ sẽ là:
- Vé máy bay điện tử
- Quyết định hoặc văn bản cử người đi công tác
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý về khoán chi cho nhân viên đi công tác
Nếu doanh nghiệp tự khoán cho nhân viên đi công tác bằng việc để cá nhân đó tự đặt vé và mua vé, thanh toán qua ATM hoặc tài khoản cá nhân thì doanh nghiệp cần lưu ý các giấy tờ sau khi nhân viên yêu cầu thanh toán lại cho doanh nghiệp:
- Vé máy bay
- Thẻ lên máy bay
- Các giấy tờ liên quan trong lúc đi công tác
- Quy định của doanh nghiệp khi cho phép nhân viên thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân
- Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia quá trình vận chuyển.
=> Doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Điều kiện thanh toán công tác phí
Công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).
Theo thông tư 40/2017/TT-BTC của Bộ tài chính quy định về điều kiện thanh toán công tác phí như sau:
– Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;
– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác;
– Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định như:
+Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
+Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
+Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).
+Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).
+Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).
Ngoài ra, trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành.
Quy định mức khoán chi công tác phí áp dụng như thế nào?
Theo thông tư 40/2017/TT-BTC, quy định mức khoán chi công tác phí được áp dụng như sau:
-Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được cơ quan, đơn vị cử đi công tác khi phát sinh việc thuê phòng nghỉ nơi đến công tác thì được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo một trong hai hình thức: Thanh toán theo hình thức khoán hoặc thanh toán theo hóa đơn thực tế.
-Kinh phí thực hiện chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị phải được quản lý, sử dụng theo đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và trong phạm vi tổng dự toán chi thường xuyên được giao hàng năm.
-Mức chi quy định tại Thông tư này là mức chi tối đa làm căn cứ để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan khác ở trung ương lập dự toán chi công tác phí, chi tổ chức hội nghị. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan khác ở trung ương quy định các mức chi cụ thể đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc để thực hiện cho phù hợp trong phạm vi dự toán ngân sách được giao và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.
-Căn cứ vào khả năng cân đối ngân sách địa phương và tình hình thực tế, Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định các mức chi cụ thể về công tác phí, chi hội nghị đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc để thực hiện cho phù hợp
-Trường hợp các Bộ, ngành, địa phương chưa ban hành văn bản quy định mức chi cụ thể, thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị căn cứ mức chi quy định tại Thông tư này quyết định mức chi công tác phí, chi hội nghị trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị nhưng tối đa không vượt quá mức chi quy định tại Thông tư này, đảm bảo tiết kiệm, tránh lãng phí, trong phạm vi dự toán nguồn kinh phí được cấp có thẩm quyền giao.
Chế độ công tác phí trong nước của cán bộ, công chức
Chế độ công tác phí được nêu rõ về loại công tác phí, đối tượng và mức công tác phí tại Chương II của thông tư 40/2017/TT-BTC như sau:
Đối tượng
Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật làm việc tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, các tổ chức hội sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước hỗ trợ.
Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp khi tham gia hoạt động của Hội đồng nhân dân.
Các loại công tác phí và mức công tác phí tương ứng.
Chi phí đi lại:
*Đối với phương tiện máy bay, xe oto, tàu hỏa:
Theo giá ghi trên vé, hoá đơn, chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật, hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện; giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu.
Riêng trường hợp vé máy bay không bao gồm cước hành lý thì người đi công tác được thanh toán cước hành lý theo đơn giá cước hành lý của chuyến đi và khối lượng hành lý được thanh toán tối đa bằng khối lượng hành lý được mang theo của loại vé thông thường khác (là vé đã bao gồm cước hành lý mang theo).
* Đối với sử dụng ô tô khi đi công tác:
-Đối với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ tự nguyện đăng ký thực hiện khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác thì mức thanh toán kinh phí theo quy định của pháp luật.
-Đối với cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15 km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Phụ cấp lưu trú
-Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác: 200.000 đồng/ngày.
-Trường hợp đi công tác trong ngày (đi và về trong ngày) thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định mức phụ cấp lưu trú theo các tiêu chí: Căn cứ theo số giờ thực tế đi công tác trong ngày, theo thời gian phải làm ngoài giờ hành chính (bao gồm cả thời gian đi trên đường), quãng đường đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.
-Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động ở đất liền được cử đi công tác làm nhiệm vụ trên biển, đảo thì được hưởng mức phụ cấp lưu trú: 250.000 đồng/người/ngày thực tế đi biển, đảo (áp dụng cho cả những ngày làm việc trên biển, đảo, những ngày đi, về trên biển, đảo). Trường hợp một số ngành đặc thù đã được cấp có thẩm quyền quy định về chế độ chi bồi dưỡng khi đi công tác trên biển, đảo thì được chọn chế độ quy định cao nhất (phụ cấp lưu trú hoặc chi bồi dưỡng) để chi trả cho người đi công tác.
Chi phí tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác
Đối với khoản chi phí này được chia thành hai trường hợp như sau:
Thanh toán theo hình thức khoán
Nếu người đi công tác là lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên, mức khoán: 1.000.000 đồng/ngày/người, không phân biệt nơi đến công tác.
Nếu người đi công tác là các đối tượng cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại:
– Đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh, mức khoán: 450.000 đồng/ngày/người.
– Đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh, mức khoán: 350.000 đồng/ngày/người.
– Đi công tác tại các vùng còn lại, mức khoán: 300.000 đồng/ngày/người.
Thanh toán theo hoá đơn thực tế:
Đối với Lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ: 2.500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng, không phân biệt nơi đến công tác.
Nếu đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh:
– Đối với Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ là 1.200.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.
– Đối với các đối tượng còn lại: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ là 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.
Nếu đi công tác tại các vùng còn lại:
– Đối với Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ là 1.100.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.
– Đối với các đối tượng còn lại: Được thanh toán mức giá thuê phòng ngủ là 700.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.
Lưu ý:
-Trường hợp người đi công tác thuộc đối tượng thuê phòng nghỉ theo tiêu chuẩn 2 người/phòng đi công tác một mình hoặc đoàn công tác có lẻ người hoặc lẻ người khác giới, thì được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng tối đa không được vượt mức tiền thuê phòng của những người đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 người/phòng).
-Trường hợp người đi công tác thuộc đối tượng thuê phòng nghỉ theo tiêu chuẩn 2 người/phòng đi công tác cùng đoàn với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn thuê phòng khách sạn 1 người/phòng, thì người đi công tác được thanh toán theo mức giá thuê phòng thực tế của loại phòng tiêu chuẩn (phòng Standard) tại khách sạn nơi các chức danh lãnh đạo nghỉ và theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.
-Ngoài ra, các mức chi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại khoản này là mức chi đã bao gồm các khoản thuế, phí (nếu có) theo quy định của pháp luật.
Chế độ công tác phí ở nước ngoài
Với khoản mục chi phí công tác nước ngoài được quy định tại thông tư 102/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính như sau:
Đối tượng áp dụng
-Cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan Nhà nước, cơ quan Đảng, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
-Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật và người hưởng lương trong lực lượng vũ trang (dưới đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị).
Lưu ý: Thời gian công tác ngắn hạn ở nước ngoài không quá 180 ngày cho một đợt công tác.
Mức công tác phí
Trước khi nói về nội dung này, bài viết xin lưu ý tới các bạn những điểm như sau:
Một số khoản chi công tác phí được phân thành 2 tiêu chuẩn chi như sau:
Tiêu chuẩn A:
Nhóm A1:
Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Uỷ viên Bộ Chính trị.
Nhóm A2:
-Cán bộ được hưởng Bảng lương chức vụ lãnh đạo của Nhà nước ban hành kèm theo Nghị quyết số 730/NQ – UBTVQH ngày 30/9/2004 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; hoặc cán bộ hưởng Bảng lương chức vụ lãnh đạo Đảng, Mặt trận và các đoàn thể Trung ương ban hành kèm theo quyết định số 128-QĐ-TW ngày 14/12/2004 của Ban bí thư Trung ương có hệ số lương từ 9,7 trở lên.
-Cán bộ lãnh đạo hưởng bảng lương theo Nghị quyết số 730/NQ-UBTVQH ngày 30/9/2004 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Cán bộ hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo ban hành theo Quyết định số 128-QĐ-TW ngày 14/12/2004, Quyết định số 275-QĐ/TW ngày 04/12/2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng hoặc Nghị định số204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004, Nghị định số14/2012/NĐ-CP ngày 07/3/2012 của Chính phủ và Hướng dẫn số 05-HD/BTCTTW ngày 01/7/2011 của Ban Tổ chức trung ương có hệ số phụ cấp lãnh đạo từ 1,3 trở lên, Bí thư thường trực Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Khi nhà nước thay đổi hệ số, mức lương thì căn cứ vào hướng dẫn chuyển xếp lương để xác định lại cho phù hợp.
Tiêu chuẩn B:
Để thanh toán cho các cán bộ, công chức không thuộc những tiêu chuẩn A nêu trên.
Các quy định về các chế độ và mức phí tương đương:
Đối với vé máy bay; tàu, xe:
- a) Vé máy bay:
– Hạng ghế đặc biệt (First class): Dành cho nhóm A1.
– Hạng ghế thương gia (Business class hoặc C class): Dành cho nhóm A2.
– Hạng ghế thường (Economy class hoặc Y class):Dành cho nhóm tiêu chuẩn B.
– Thủ tục mua vé máy bay:
- b) Vé tàu hoả, tàu biển và các phương tiện giao thông khác:
– Vé loại hạng nhất (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho nhóm tiêu chuẩn A.
– Vé loại thường (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho nhóm tiêu chuẩn B.
Chế độ chi phí
Được áp dụng một trong hai hình thức: thanh toán hình thức khoán và thanh toán theo thực tế.
Thanh toán theo hình thức khoán:
a/ Tiền thuê phòng nghỉ, tiền ăn và tiêu vặt
Theo định mức các nhóm nước đến công tác quy định tại Phụ lục của thông tư 102/2012/TT-BTC.
Lưu ý: Mức khoán trên theo qui định trong Phụ lục Thông tư này được thanh toán 100% cho thời gian công tác đến 30 ngày. Nếu thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 180 được hưởng 2/3 mức khoán.
b/ Tiền thuê phương tiện từ nhà đến sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu và ngược lại khi đi công tác nước ngoài về nhà (ở trong nước):
Áp dụng mức chi theo chế độ công tác phí hiện hành đối với CBCC đi công tác trong nước.
c/ Tiền thuê phương tiện từ sân bay, ga tàu, bến xe, cửa khẩu khi nhập cảnh đến nơi ở nước đến công tác và ngược lại khi xuất cảnh:
Thanh toán theo định mức khoán quy định tại Phụ lục của Thông tư này. Đối với trường hợp đi công tác do phía nước ngoài mời đài thọ kinh phí thì chỉ thực hiện thanh toán đối với trường hợp phía mời không đài thọ phương tiện đưa đón.
d/ Tiền tiêu vặt:
Chỉ áp dụng đối với trường hợp nếu phía nước ngoài đài thọ toàn bộ chi phí ăn, ở nhưng không chi một khoản tiền mặt để tiêu vặt:
– Tiêu chuẩn A: 30 USD/người/ngày áp dụng đối với nhóm tiêu chuẩn A.
– Tiêu chuẩn B: 20 USD/người/ngày áp dụng đối với nhóm tiêu chuẩn B.
e/Tiền điện thoại, fax, internet:
-Đối với đoàn công tác riêng: mức khoán 80 USD/1 đoàn.
-Đối với các đoàn đàm phán song phương, đa phương: mức khoán 250 USD/1 đoàn đàm phán.
Thanh toán theo chi phí thực tế:
a/ Tiền thuê phòng nghỉ:
– Đối với nhóm A1 được thuê 1 người/1 phòng ở có đủ tiện nghi loại tốt, an toàn (Phòng Suite loại tốt có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng).
– Đối với nhóm A2 được thuê 1 người/1 phòng có tiện nghi bảo đảm chất lượng (phòng Superior);
– Đối với nhóm tiêu chuẩn B được thuê 2 người/1 phòng đôi loại phòng tiêu chuẩn (phòng Standard). Trường hợp người đi công tác một mình hoặc trường hợp đoàn công tác có lẻ người, lẻ người khác giới thì được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng tối đa không được vượt mức tiền thuê phòng của những người đi cùng đoàn (theo tiêu chuẩn 2 người/phòng).
b/Tiền vé các phương tiện đi lại:
Thanh toán theo hoá đơn mua vé kèm theo cuống vé máy bay hoặc hóa đơn, chứng từ trả tiền hợp pháp kèm theo cuống vé đối với các phương tiện khác.
c) Tiền thuê phương tiện đi làm việc hàng ngày tại nơi đến công tác:
– Thanh toán theo hoá đơn thuê phương tiện nhưng không vượt quá 80 USD/1người/1 nước đến công tác. Trường hợp một số nước kiểm soát vé phương tiện đi lại công cộng bằng điện tử không có cuống vé thì Trưởng đoàn công tác chịu trách nhiệm về việc kê khai vé theo thực tế phù hợp với lịch trình làm việc của đoàn làm căn cứ quyết toán;
– Đối với các đoàn công tác mà trưởng đoàn là cấp lãnh đạo có tiêu chuẩn A nếu phải thuê xe để phục vụ các buổi làm việc của đoàn thì được thanh toán theo hoá đơn thuê xe thực tế (không thanh toán đối với hành trình xe chạy của những buổi kết hợp đi thăm quan, du lịch); có đầy đủ hoá đơn, hoặc chứng từ thuê xe hợp pháp ở nước sở tại.
Trường hợp đoàn công tác có tiêu chuẩn A điều động phương tiện của các Cơ quan đại diện ngoại giao tại nước đến công tác để phục vụ các hoạt động chung của đoàn (đã được trưởng đoàn phê duyệt), thì được thanh toán tiền mua xăng xe (nếu có hóa đơn chứng từ hợp lệ);
d/ Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho các đoàn công tác:
Thanh toán theo hoá đơn cước của hãng hàng không, nhưng tối đa không quá 100 USD/1 đoàn công tác. Riêng các đoàn văn hoá nghệ thuật, đoàn đi tham gia hội chợ, triển lãm, đoàn đi tham gia các hoạt động viện trợ Thủ trưởng cơ quan, đơn vị xem xét giải quyết trên cơ sở hoá đơn, chứng từ chi hợp pháp và dự toán đoàn ra đã được phê duyệt;
e) Tiền bảo hiểm chăm sóc sức khoẻ:
– Mức hỗ trợ của Ngân sách Nhà nước về chi phí mua bảo hiểm:
+ Trường hợp đi công tác từ 3 tháng trở xuống: Được hỗ trợ tối đa 50 USD/người/chuyến công tác;
+ Trường hợp đi công tác trên 3 tháng đến 6 tháng: Được hỗ trợ tối đa 80 USD/người/chuyến công tác
f) Lệ phí sân bay trong và ngoài nước (nếu có):
Thanh toán theo thực tế ghi trên chứng từ thu hoặc hoá đơn thu tiền;
g) Lệ phí visa, lệ phí cấp hộ chiếu:
Thanh toán theo phiếu thu hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngoài nước;
h) Tiền đóng góp tham gia (tham dự) hội nghị, hội thảo (bao gồm cả tiền mua tài liệu nếu có):
Thanh toán theo hoá đơn thu tiền của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo;
i) Tiền chờ đợi tại sân bay: Nếu phải chờ 6 giờ trở lên thì được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại sân bay trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp lệ, theo tiêu chuẩn thuê phòng nghỉ theo quy định. Trên toàn tuyến bay từ Việt Nam tới nước công tác và ngược lại có bao nhiêu lần phải chờ đợi thì được thanh toán bấy nhiêu lần theo qui định này;
k) Chi chiêu đãi; mua quà tặng đối ngoại:
– Mức chi chiêu đãi: Không vượt quá mức khoán tiền ăn và tiêu vặt một ngày/người theo quy định tại Phụ lục Thông tư này (bao gồm cả đồ uống và các loại thuế phải thanh toán);
Quy định đặc biệt đối với các đoàn cấp cao:
Đoàn cấp cao là những đoàn do Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Uỷ viên Bộ chính trị, Uỷ viên trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ làm trưởng đoàn đi thăm hữu nghị chính thức, thăm không chính thức, làm việc hoặc dự hội nghị quốc tế.
Chi phí công tác phí dành cho đối tượng cấp cao như sau:
a) Thanh toán tiền ăn và tiêu vặt hoặc tiền tiêu vặt:
– Đối với thành viên chính thức (được ghi trong quyết định của cấp có thẩm quyền) được thanh toán tiền ăn và tiêu vặt gấp 2 lần mức quy định tại Phụ lục Thông tư 102/2012/TT-BTC.
– Đối với thành viên đoàn tuỳ tùng được thanh toán tiền ăn và tiêu vặt gấp 1,5 lần mức qui định tại Phụ lục Thông tư
b) Tiền puốc-boa: Thanh toán theo mức khoán 50 USD/người/1 nước. Trưởng đoàn quyết định sử dụng để phục vụ công tác chung cho đoàn.
c) Tiền điện thoại, fax, internet:
Do Trưởng đoàn quyết định.
d) Tiền cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho các đoàn công tác:
Thanh toán theo hóa đơn cước thực tế của hãng hàng không. Trưởng đoàn chịu trách nhiệm quyết định về trọng lượng cước mang theo.
e) Đối với các khoản chi theo chương trình hoạt động của Phu nhân/Phu quân đoàn cấp cao: Thanh toán theo hóa đơn thực tế và được Trưởng đoàn phê duyệt và quyết định trên tinh thần tiết kiệm.
g) Các khoản chi khác (thuê phòng làm việc, thuê phòng tiếp xúc song phương, thuê thiết bị phục vụ phòng họp và các khoản chi cần thiết khác phục vụ trực tiếp cho đoàn cấp cao):
Thanh toán theo hóa đơn thực tế do Trưởng đoàn quyết định.
Quy định về công tác phí năm 2021
Thuế thu nhập doanh nghiệp
Tại điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC nêu rõ:
Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
-Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động; Phần chi phụ cấp cho người lao động đi công tác trong nước và nước ngoài vượt quá 02 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.
-Trong trường hợp, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại và tiền ở cho người lao động thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại và tiền ở theo quy định của Bộ Tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước.
=>Như vậy, để đưa công tác phí vào chi phí hợp lý để được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần phải có đầy đủ các chứng từ hợp pháp như hóa đơn, quy định mức khoán công tác phí của doanh nghiệp.
Thuế thu nhập cá nhân
Theo Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định rõ Các khoản thu nhập chịu thuế trong đó:
-Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:
-Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
-Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
-Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.
Như vậy, ngoài các trường hợp trên, nếu phần khoán công tác phí thấp hơn hoặc bẳng mức quy định hiện hành của Nhà nước thì sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Đặc biệt, đối với Giám đốc Công ty TNHH MTV thì chi phí công tác phí được tính như sau:
Điều kiện để chi phí công tác phí của giám đốc công ty TNHH một thành viên hoặc giám đốc doanh nghiệp tư nhân được trừ khi tính thuế TNDN
Quy định tại khoản 1 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn về thuế TNDN như sau:
“Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Có 2 trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán và chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp 2: Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính có phát sinh khoản chi phí này).
Căn cứ vào quy định trên, công tác phí của GĐ công ty TNHH MTV được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu mục đích của việc công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hồ sơ với các khoản công tác phí
Để được thanh toán các khoản công tác phí phát sinh trong suốt quá trình công tác, người đi công tác phải xuất trình những giấy tờ sau:
-Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).
-Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.
-Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).
-Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại).
-Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế).
-Riêng hồ sơ thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác tại điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư này gồm: Chứng từ quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này.
Đối với trường hợp đi công tác ngắn hạn tại nước ngoài cần tạm ứng thì phải chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ sau:
-Đối với những đoàn đi công tác nước ngoài được Kho bạc Nhà nước thực hiện tạm ứng kinh phí và đảm bảo rút dự toán bằng ngoại tệ; hồ sơ tạm ứng dự toán gồm:
-Dự toán chi ngân sách Nhà nước hàng năm của đơn vị đã được thông báo, có chi tiết mục chi đoàn ra (gửi một lần vào đầu năm);
– Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền;
-Dự toán tạm ứng chi đoàn đi công tác nước ngoài (theo chế độ, tiêu chuẩn quy định tại Thông tư này);
-Lịch trình công tác;
-Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của Hãng hàng không;
– Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).
Kho bạc Nhà nước thực hiện tạm ứng kịp thời kinh phí bằng ngoại tệ cho các đoàn đi công tác.
Trong thời gian 15 ngày làm việc kể từ khi về nước, đoàn đi công tác nước ngoài có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ, thực hiện quyết toán kinh phí đã tạm ứng để cơ quan, đơn vị tổng hợp gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để được thanh toán tạm ứng; cuối năm tổng hợp chung trong báo cáo quyết toán của đơn vị. Trong thời gian 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ thanh toán tạm ứng của cơ quan, đơn vị, Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm thực hiện thanh toán tạm ứng kinh phí đoàn ra cho cơ quan, đơn vị.
Hạch toán chi phí đi công tác
Tài khoản sử dụng:
Nợ 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản Có:
Tài khoản 111: Tiền mặt
Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 141: Tạm ứng
Tài khoản 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Hạch toán:
Nợ 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111/ 112/ 141/ 152/ 153
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí 642 phát sinh trong kỳ vào tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh
Nợ 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có 642: Chi phí quản lý kinh doanh
Ví dụ:
Công ty A cho nhân viên tạm ứng 4.400.000 đồng đi công tác để mua nguyên vật liệu sản xuất.
Nhân viên thanh toán tiền tạm ứng, trong đó:
Mua nguyên liệu sản xuất: 3.300.000 đồng (đã bao gồm 10% thuế GTGT).
Công tác phí: 990.000 đồng (đã bao gồm 10% thuế GTGT).
Số tiền thừa còn lại nhân viên nộp tiền mặt.
Với nội dung trên hạch toán như sau:
Tiền tạm ứng:
Nợ 141: 4.400.000
Có 111: 4.400.000
Sau đó, nhân viên thanh toán tiền tạm ứng:
Tiền nguyên vật liệu:
Nợ 152: 3.000.000
Nợ 1331: 300.000
Có 141: 3.300.000
Tiền công tác phí:
Nợ 642: 900.000
Nợ 1331: 90.000
Có 141: 990.000
Số tiền còn thừa:
Nợ 111: 110.000
Có 141: 110.000
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí 642 sang tài khoản 911:
Nợ 911: 900.000
Có 642: 900.000
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Công tác phí có phải đóng BHXH không?
Đáp:
Theo Nghị định 05/2015/NĐ-CP, Công tác phí là một khoản phụ cấp mà người lao động được hưởng trong quá trình công tác như: chi phí xăng xe, ăn ở, đi lại.
Như vậy, công tác phí là một khoản thu nhập không đóng BHXH.
Câu hỏi: Công tác phí có định mức không?
Đáp: Đối với câu hỏi này, có hai trường hợp xãy ra như sau:
-Đối với cán bộ công chức, viên chức làm việc trong các đơn vị, tổ chức nhà nước thì công tác phí có định mức do nhà nước hỗ trợ.
-Đối với người lao động trong doanh nghiệp, tùy theo tình hình hoạt động cũng như khả năng chi trả chi phí thì mức chi trả công tác phí do mỗi doanh nghiệp quyết định, có thể là có hạn mức hoặc không có hạn mức.
Câu hỏi: Đi công tác vào ngày nghỉ có được tính là làm thêm giờ?
Đáp
Theo khoản 7 điều 3 của Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định rõ:
Trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm, làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành.
Tuy nhiên, trong trường hợp đi công tác kết hợp giải quyết công việc riêng trong những ngày nghỉ thì sẽ không được thanh toán tiền làm thêm giờ.
Mức thanh toán tiền làm thêm giờ được quy định tại khoản 2 điều 25 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP như sau:
Tiền lương làm thêm giờ được tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau:
Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%;
Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%;
Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300%, chưa kể tiền lương ngày lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương theo quy định của Bộ luật Lao động đối với người lao động hưởng lương theo ngày.
Trên đây là những lưu ý về cách đưa công tác phí vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Mỗi doanh nghiệp cần lưu ý điều này để khi làm việc với cơ quan thuế được thuận lợi hơn nhé!
Chúc các bạn thành công!
>>> Xem qua lịch nộp báo cáo thuế 2021 mới nhất
>>> Phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán kho
>>> Mẫu phiếu xuất kho mới nhất 2021
