Kế toán thanh toán và kế toán công nợ là gì?

Phần này mình nói nhiều về kế toán thanh toán là gì, kế toán công nợ là gì cũng như công việc mà kế toán thanh toán hay kế toán công nợ phải làm. Về bản chất, kế toán thanh toán hay kế toán công nợ cũng không khác gì nhau là mấy nên mình gom lại nói rõ về vấn đề này luôn cho các bạn tham khảo. Giờ thì bắt đầu nhé!

ke-toan-thanh-toan-la-gi

Bạn có biết kế toán thanh toán là gì không?

1/ Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là công việc lập các chứng từ thu chi trong công ty. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn thực hiện các công việc liên quan như theo dõi, quản lí tiền cũng như hạch toán các giao dịch hay những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Chỉ cần liên quan đến việc phát sinh dòng tiền liên quan đến các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp thì kế toán thanh toán đều phải thực hiện. Vậy công việc cụ thể của kế toán thanh toán là gì?

2/ Công việc của kế toán thanh toán

Thực hiện quản lý các khoản thu trong doanh nghiệp

  • Trực tiếp thu tiền của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp
  • Theo dõi tiền gửi ngân hàng
  • Kiểm tra và đôn đốc các khoản phải thu của cổ động
  • Quản lý các nghiệp vụ thu chi tiền của công ty
  • Theo dõi hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng
  • Quản lí các chứng từ thu – chi trong doanh nghiệp
  • Trực tiếp nhận chứng từ từ bộ phận thu ngân
  • Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

Thực hiện quản lý các khoản chi trong doanh nghiệp

  • Quản lí các khoản chi
  • Lập các kế hoạch cũng như vạch ra các chiến lược về thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp.
  • Trực tiếp hoàn thành các thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với các đối tác.
  • Lập phiếu thanh toán và thanh toán các khoản nội bộ như thưởng, lương, phụ cấp hay tạm ứng.
  • Liên hệ với ngân hàng khi việc thanh toán không được đảm bảo

Quản lý quỹ tiền mặt

  • Theo dõi sát sao việc thu chi tiền mặt trong quỹ. Cuối kỳ kế toán thì lập báo cáo tồn quỹ.
  • Kiểm soát việc thu ngân trong công ty
  • Kết hợp cùng thủ quỹ để chi tiền đúng quy định công ty
  • Kiểm tra nguồn quỹ mỗi ngày

>> Cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp với dịch vụ kế toán tphcm chất lượng và uy tín

3/ Kế toán công nợ là gì và công việc của kế toán công nợ là gì?

a/ Định nghĩa kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là một mảng nhỏ trong kế toán thanh toán. Nếu bạn làm ở một công ty nhỏ thì bạn sẽ thấy kế toán công nợ kiêm luôn kế toán thanh toán kiêm luôn thủ quỹ kiêm luôn kế toán nội bộ công ty. Nhưng nếu bạn làm ở công ty lớn, thì bạn sẽ thấy một việc hết sức rõ ràng của kế toán công nợ sẽ làm hàng ngày. Nói theo kiểu dân gian là đòi nợ.

ke-toan-cong-no-la-gi

Kế toán công nợ là gì?

Công việc phần lớn của kế toán công nợ sẽ là xem các khoản phải thu của khách hàng đã đến hạn chưa thì đôn đốc khách hàng thanh toán. Đối với các công ty dịch vụ mà có tính chất gia hạn từng tháng từng quý thì bạn sẽ gặp được kế toán công nợ ngay! Người làm kế toán công nợ thì công việc chính là đòi nợ thôi! Hiểu đơn giản là như thế nhé!

b/ Công việc chung của kế toán công nợ là gì?

Một kế toán công nợ ngoài việc đòi nợ ra, hay nói cho hoa mỹ là đôn đốc khách hàng thanh toán ra, thì sẽ làm các công việc khác liên quan như sau:

  • Cuối tháng, cuối quý hay cuối năm, bộ phận này sẽ phải in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng rồi đem đi đối chiếu với kế toán tổng hợp.
  • Kẹp chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh.
  • Theo dõi công nợ riêng từ khách hàng và có thể là gọi điện thoại để nhắc khách thanh toán.
  • Báo cáo với giám đốc tình hình công nợ phải trả để lên kế hoạch trả nợ.
  • Lập các báo cáo công nợ phải thu.
  • Lập các báo cáo công nợ phải trả.
  • Kết thúc kỳ kế toán thì lập bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng có chữ ký và đóng dấu cho đối tác. Sau đó đưa biên bản này về cho kế toán tổng hợp.
  • Lập hạn thanh toán theo hợp đồng với khách hàng.
  • Lập hạn phải thu của khách hàng theo cam kết từ đầu.
  • Hổ trợ kế toán thanh toán thực hiện các công việc liên quan.
  • Làm việc với thủ quỹ trong vấn đề quỹ tiền mặt.
  • Liên kết với phòng kinh doanh trong việc đi thu tiền khách hàng nếu họ chi trả tiền mặt.
  • Các công việc khác do giám đốc yêu cầu.

Trên đây là những công việc chung. Giờ đến những công việc riêng và rất hay gặp khi làm kế toán công nợ nhé!

>>> Xem thêm: Kế toán bảo hiểm phải làm những gì?

b/ Công việc đặc thù của kế toán công nợ là gì?

Công nợ phải thu của khách hàng

Khoản phải thu của khách hàng là khoản mà khi công ty đã cung cấp dịch vụ, hàng hóa, sản phẩm cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần thì được ghi vào công nợ. Lúc này, khi tới hạn thì công nợ sẽ gọi điện nhắc khách hàng thanh toán cho công ty. Có 3 hồ sơ để công nợ căn cứ vào đó mà theo dõi nợ.

  • Căn cứ vào hóa đơn bán hàng
Nợ TK 131
Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112 Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113 Doanh thu dịch vụ
TK 3331 Thuế GTGT bán ra
  • Căn cứ vào phiếu thu tiền
Nợ TK 111 Tiền mặt tăng lên
Có TK 131 Chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng
  • Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng
Nợ TK 112
Có TK 131

Với hình thức công ty mẹ-con thì theo dõi các khoản phải thu nội bộ qua TK 136.

Với các nghiệp vụ cho cá nhân vay tiền, cần theo dõi các khoản phải thu khác ở TK 1388. Lúc này, kế toán công nợ sẽ lập ra các phiếu chi, hợp đồng cho vay hay giấy ủy nhiệm chi để chuyển qua kế toán thanh toán xử lí. Lúc này sẽ định khoản như sau:

Nợ TK 1388
Có TK 111,112

Lưu ý:

  • Đối với trường hợp nếu số tiền còn lại phải thu của khách ở cuối kỳ vẫn còn thì công nợ lập kế hoạch thu hồi nợ ở kỳ sau.
  • Nếu khách hàng có ứng trước tiền thì phải theo dõi công nợ đó để xuất hóa đơn ra cho khách.

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp là công việc mà khi công ty mua hàng và đã nhận hàng những chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần thì công nợ cũng có trách nhiệm theo dõi. Những công việc này xuất hiện ở nhiều công ty sản xuất hơn là các công ty dịch vụ. Lúc này, kế toán công nợ sẽ dựa vào hóa đơn mua hàng đầu vào để trả nợ cho nhà cung cấp.

Nợ TK 152, 156
Nợ TK 1331
Có TK 331

Nói chứ lúc này sẽ chia ra 2 trường hợp.

Nếu công ty bạn trả bằng tiền mặt cho nhà cung cấp thì công nợ sẽ lập phiếu chi, trên phiếu chi có chữ ký người lập, người nhận tiền và thủ quỹ. Sau đó chuyển qua cho kế toán hạch toán.

Nợ TK 331 Chi tiết cho nhà cung cấp
Có TK 1111

Nếu là chuyển khoản trả nợ thì kế toán công nợ cần dùng giấy ủy nhiệm chi. Lúc này mọi thứ khỏe hơn. Sau đó mang chứng từ đưa cho kế toán hạch toán thôi.

Nợ TK 331 Chi tiết nhà cung cấp
Có TK 1121

Cuối cùng liên quan đến công nợ thì mình sẽ cho bạn một mẫu biên bản đối chiếu công nợ. Dựa vào đây bạn sẽ tự thực hiện nó nhé!

4/ Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất

Đối với cơ quan thuế, biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận công nợ là một trong những biên bản cực kì quan trọng vì nó là căn cứ cho việc công ty có thực hiện đúng với những quy định khi thanh toán hay không.  Thì biên bản đối chiếu công nợ, hay còn được gọi là biên bản xác nhận công nợ này là một minh chứng cho cơ quan thuế về quy trình thanh toán mà công ty thực hiện.

Đứng trên khía cạnh là một kế toán thanh toán nói chung hay kế toán công nợ nói riêng, việc sử dụng mẫu biên bản đối chiếu công nợ này là một việc làm rất thường xuyên. Thì dưới đây mình sẽ gửi mẫu cũng như  file tải để khép lại phần kế toán thanh toán và công nợ ở đây nhé!

Mẫu biên bản đối chiều và xác nhận công nợ

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

–  Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.

–  Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên.

Hôm nay, ngày… tháng….năm 20… Tại văn phòng Công ty ……………. , chúng tôi gồm có:

1. Bên A (Bên mua): CÔNG TY …………………………………….
–       Địa chỉ  :     ……………………………………………………….
–       Điện thoại      :   …………………           Fax:
–       Đại diện         :   …………………..         Chức vụ: ………………

2. Bên B (Bên bán): CÔNG TY ………………………………………
–       Địa chỉ    : …………………………………………………………
–       Điện thoại      : …………………..              Fax:
–       Đại diện         :  ………………….              Chức vụ: …………….
Cùng nhau đối chiếu công nợ từ ngày ………….. đến ngày ………….. cụ thể như sau:

1. Đối chiếu công nợ

STT Diễn giải Số tiền
1 Số dư đầu kỳ
2 Số phát sinh tăng trong kỳ
3 Số phát sinh giảm trong kỳ
4 Số dư cuối kỳ

(Bằng chữ:……………………………).

2. Công nợ chi tiết

– Hóa đơn GTGT số …………… ký hiệu …………….. do Công ty ………….. xuất ngày ……………, Số tiền: ……………….. (Chưa thanh toán/ Thanh toán một phần)

– Hóa đơn GTGT số …………… ký hiệu …………….. do Công ty …………. xuất ngày ……………, Số tiền: ………………. (Chưa thanh toán/ Thanh toán một phần)

3. Kết luận

Tính đến hết ngày ……………… CÔNG TY ……………….. (bên A ) còn phải thanh toán cho Công ty ………………….. (bên B) số tiền là: …………………. (ghi số tiền bằng chữ.

– Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký tên, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký tên, đóng dấu)

Tải biên bản xác nhận công nợ file Word

Để tải file, bạn chỉ cần nhấn vào nút Download và tải về thôi nhé!download

Trên đây là tất cả những thông tin về kế toán thanh toán là gì, công việc của kế toán thanh toán cũng như những vấn đề về công nợ như công nợ là gì, biên bản đối chiếu công nợ,… Nếu như bạn không muốn thuê kế toán viên để thực hiện các công việc kế toán thì một giải pháp cho các bạn đó là sử dụng dịch vụ kế toán của chúng tôi. Tham khảo bảng giá để bạn thấy nó tiết kiệm như thế nào so với việc thuê kế toán nhé! Hi vọng bài viết này mang lại lợi ích cho bạn!

Chúc các bạn thành công!

Kế toán thanh toán và kế toán công nợ là gì?
Rate this post