Hiểu kế toán thanh toán là gì và kế toán công nợ là gì?

Phần này mình nói nhiều về kế toán thanh toán là gì, kế toán công nợ là gì cũng như công việc mà kế toán thanh toán hay kế toán công nợ phải làm. Về bản chất, kế toán thanh toán hay kế toán công nợ cũng không khác gì nhau là mấy nên mình gom lại nói rõ về vấn đề này luôn cho các bạn tham khảo. Giờ thì bắt đầu nhé!

kế toán thanh toán là gì

Bạn có biết kế toán thanh toán là gì không?

>>> Hướng dẫn cách tẩy mực giấy than trên hóa đơn đỏ

>>> Kế toán tài chính và công việc của kế toán tài chính

Nội dung Hiện

1/ Kế toán thanh toán là gì?

Kế toán thanh toán là công việc lập các chứng từ thu chi trong công ty. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn thực hiện các công việc liên quan như theo dõi, quản lí tiền cũng như hạch toán các giao dịch hay những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Chỉ cần liên quan đến việc phát sinh dòng tiền liên quan đến các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp thì kế toán thanh toán đều phải thực hiện. Vậy công việc cụ thể của kế toán thanh toán là gì?

2/ Công việc của kế toán thanh toán

Thực hiện quản lý các khoản thu trong doanh nghiệp

  • Trực tiếp thu tiền của các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp
  • Theo dõi tiền gửi ngân hàng
  • Kiểm tra và đôn đốc các khoản phải thu của cổ động
  • Quản lý các nghiệp vụ thu chi tiền của công ty
  • Theo dõi hoạt động thanh toán qua thẻ của khách hàng
  • Quản lí các chứng từ thu – chi trong doanh nghiệp
  • Trực tiếp nhận chứng từ từ bộ phận thu ngân
  • Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ

Thực hiện quản lý các khoản chi trong doanh nghiệp

  • Quản lí các khoản chi
  • Lập các kế hoạch cũng như vạch ra các chiến lược về thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp.
  • Trực tiếp hoàn thành các thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng với các đối tác.
  • Lập phiếu thanh toán và thanh toán các khoản nội bộ như thưởng, lương, phụ cấp hay tạm ứng.
  • Liên hệ với ngân hàng khi việc thanh toán không được đảm bảo

Quản lý quỹ tiền mặt

  • Theo dõi sát sao việc thu chi tiền mặt trong quỹ. Cuối kỳ kế toán thì lập báo cáo tồn quỹ.
  • Kiểm soát việc thu ngân trong công ty
  • Kết hợp cùng thủ quỹ để chi tiền đúng quy định công ty
  • Kiểm tra nguồn quỹ mỗi ngày.

4/Yêu cầu đối với kế toán thanh toán

Cũng giống như các kế toán khác, kế toán thanh toán cũng có những yêu cầu để hoàn thành tốt trách nhiệm công việc như sau:

  • Nắm vững nghiệp vụ kế toán.
  • Am hiểu hóa đơn, chứng từ.
  • Nắm vững các quy định quản lý trong doanh nghiệp.
  • Am hiểu phần mềm kế toán.
  • Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp.
  • Cẩn thận, trung thực, tinh thần trách nhiệm công việc cao.
  • Gọn gàng, ngăn nắp.
  • Nhanh nhẹn, kỹ năng xử lý công việc tốt.
  • Nhiệt tình, tinh thần học hỏi và chia sẻ.

5/Một số phương pháp hạch toán của kế toán thanh toán

Bài viết sau đây sẽ nói về một số phương pháp hạch toán mà kế toán thanh toán thường hay sử dụng, bạn có thể tham khảo nhé:

Đối với nhà cung cấp

Tài khoản sử dụng: 331 (phải trả nhà cung cấp).

Hạch toán chi tiết:

Căn cứ vào những tài liệu phát sinh nghiệp vụ như hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu-chi, séc, ủy nhiệm chi…kế toán thanh toán hạch toán vào tài khoản 331 đã được mở riêng cho từng nhà cung cấp.

Từ đó, kế toán thanh toán theo dõi các khoản phải thu, phải trả trên từng đối tượng. Từ dữ liệu trên, những dữ liệu trên được ghi chép vào bảng tổng hợp và sổ cái tài khoản 331.

Hạch toán tổng hợp

Đối với phương pháp này thì có thể chia thành những trường hợp như sau:

Trường hợp mua hàng trả tiền trước:

Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng :

Nợ 331 : Phải trả nhà cung cấp

Có 111, 112

Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước :

Nợ 152, 153, 156, 211, 611: giá trị thực nhập.

Nợ 133 : Thuế GTGT được khấu trừ

Có 331 : Phải trả nhà cung cấp

Nếu số tiền đã thanh toán chênh lệch với số tiền thực trả thì kế toán thực hiện thêm bút toán như sau:

+ Nếu số tiền ứng trước nhỏ hơn số tiền thực trả thì doanh nghiệp phải trả thêm số chênh lệch:

Nợ 331 : số tiền còn thiếu nhà cung cấp

Có 111, 112

+ Nếu số tiền ứng trước lớn hơn số tiền thực trả thì doanh nghiệp và nhà cung cấp có thể lựa chọn phương án trả tiền mặt hoặc cung cấp thêm hàng hóa bằng đúng giá trị số tiền chênh lệch:

Nợ 111, 112, 152, 153, 156, 211, 611

Nợ 133

Có 331: số tiền còn thừa

+ Nếu số tiền chênh lệch đó nhà cung cấp quên không đòi hoặc không trả thì có thể hạch toán:

Nợ 331 : số tiền còn thiếu nhà cung cấp

Có 711 : thu nhập khác.

Hoặc

Nợ 811: chi phí khác

Có 331: số tiền còn thừa.

Lưu ý: Nếu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng tài khoản 133. Khi đó, tổng giá trị hàng hóa mua vào sẽ bao gồm thuế GTGT.

Trường hợp mua hàng trước- trả tiền sau

Khi mua hàng hóa, kế toán thanh toán nhập dữ liệu trên chứng từ:

Nợ 152, 153,156, 611, 211.

Nợ 133 Thuế GTGT được khấu trừ

Có 331 Phải trả nhà cung cấp

Khi trả nợ cho người bán:

Nợ 331 : Phải trả nhà cung cấp

Có 111, 112 : Trả bằng tiền mặt

Trường hợp thanh toán cho nhà cung cấp bằng ngoại tệ:

Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế của ngân hàng tại thời điểm mua:

Khi mua hàng và phát sinh công nợ đối với nhà cung cấp:

Nợ 152, 153, 156, 211, 611: ghi theo tỷ giá thực tế

Nợ 133: thuế GTGT được khấu trừ

Có 331 : phải trả cho người bán

Khi thanh toán:

Nếu tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán cao hơn tỷ giá thực tế tại thời điểm mua:

Nợ 331: phải trả cho người bán

Nợ 635 : chi phí tài chính (số tiền lỗ do chênh lệch tỷ giá )

Có 111, 112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán.

Nếu tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán thấp hơn tỷ giá thực tế tại thời điểm mua:

Nợ  331 : phải trả cho người bán

Có 111,112… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán.

Có 515 : doanh thu hoạt động tài chính (số tiền lời do chênh lệch tỷ giá).

Trường hợp bù trừ công nợ :

Nếu doanh nghiệp đó vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng của công ty bạn, thì hai bên có thể tiến hành bù trừ công nợ (nếu có thỏa thuận) như sau:

Nếu số tiền phải thu lớn hơn số tiền phải trả:

Nợ 331: phải trả cho người bán

Có 131: phải thu của khách hàng

Khi bạn thu tiền chênh lệch của doanh nghiệp đó:

Nợ 111, 112

Có 131: số tiền chênh lệch còn phải thu.

Đối với khách hàng

Tài khoản sử dụng: 131 (phải thu khách hàng).

Hạch toán chi tiết:

Căn cứ vào chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu.. kế toán thanh toán hạch toán theo từng đối tượng khách hàng tương ứng.

Từ đó, kế toán thanh toán lập bảng báo cáo tình hình thu khách hàng để đối chiếu với sổ cái tài khoản 131.

Hạch toán tổng hợp

– Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ

* Trường hợp bán hàng trước- thu tiền sau:

Khi bán chịu hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT, kế toán thanh toán ghi nhận doanh thu như sau:

Nợ 131 phải thu khách hàng

Có 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Có 3331 : thuế GTGT phải nộp

Khi thu tiền khách hàng:

Nợ  111, 112: số tiền thực thu

Có  131 : phải thu khách hàng (sau khi trừ các khoản giảm trừ doanh thu)

* Trường hợp thu tiền trước- bán hàng sau:

Khi nhận tiền ứng từ khách hàng:

Nợ  111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước

Có  131 : phải thu khách hàng

Khi giao nhận hàng cho khách hàng:

Nợ  131 : phải thu khách hàng (tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán).

Có  511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có  3331 : thuế GTGT phải nộp

* Trường hợp doanh nghiệp bán hàng trả góp

Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền. Phần chưa trả, khách hàng trả góp từng đợt theo thỏa thuận giữa hai bên.

Khi khách hàng thanh toán một phần tiền hàng:

Nợ  111, 112: số tiền khách hàng thanh toán ngay.

Nợ  131: phải thu khách hàng (số nợ còn lại)

Có  511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có  3331 : thuế GTGT phải nộp (tính trên doanh thu bán hàng)

Có  3387 : doanh thu chưa thực hiện (chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp và giá bán trả tiền ngay chưa thuế GTGT).

Định kỳ, kết chuyển doanh thu tiền lãi bán hàng lãi trả chậm, trả góp, trong kỳ:

Nợ 3387: doanh thu chưa thực hiện

Có 515: doanh thu hoạt động tài chính

Khi thực hiện thu tiền bán hàng trả góp, trả chậm bao gồm cả phần chênh lệch giữa bán hàng trả chậm, trả góp với giá bán trả tiền ngay:

Nợ 111, 112

Có 131: phải thu khách hàng

Đồng thời ghi nhận doanh thu:

Nếu bán sản phẩm, hàng hóa:

Nợ 632: giá vốn hàng bán

Có 154,155, 156, 157…

Nếu bán TSCĐ, bán BĐS đầu tư:

Nợ 632: giá vốn hàng bán

Nợ 214: hao mòn TSCĐ

Có 217: BĐS đầu tư

Trường hợp bán đổi hàng

Khi xuất hàng đem đi đổi :

Nợ 131 : phải thu khách hàng

Có 511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có 3331 : thuế GTGT phải nộp

Khi nhận hàng do đổi hàng :

Nợ 152, 153, 156, 1211, 611

Nợ 133 : thuế GTGT được khấu trừ

Có 131 : phải thu khách hàng

Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên tài khoản 131.

6/Nguyên lý và nguyên tắc hoạt động của các tài khoản kế toán thanh toán sử dụng

Tài khoản 131: phải thu khách hàng

  • Tài khoản này dùng để phản ánh khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ….
  • Phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dụng cơ bản đã hoàn thành.
  • Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
  • Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.
  • Kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.
  • Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
  • Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ.

Kết cấu tài khoản 131:

Bên Nợ:

  • Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ…
  • Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
  • Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ giá ngân hàng tăng.

Bên Có:

  • Số tiền khách hàng đã trả nợ.
  • Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
  • Số nợ phải thu giảm do chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại.
  • Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá ngân hàng giảm.

Số dư Nợ: số tiền còn phải thu từ khách hàng.

Số dư Có: số tiền còn nợ khách hàng.

Tài khoản 131 không có tài khoản cấp 2.

Tài khoản 331: phải trả cho người bán

  • Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
  • Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
  • Lưu ý: Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
  • Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả.

Kết cấu tài khoản 331:

Bên Nợ:

– Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.

– Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao.

– Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.

– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.

– Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).

Bên Có:

– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.

– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).

Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.

Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp doanh nghiệp của bạn đã trả nhiều hơn số tiền phải trả cho nhà cung cấp.

8/ Tài khoản – chứng từ – sổ sách- hồ sơ kế toán thanh toán sử dụng

Tài khoản

Như nội dung đã đề cập về một số phương pháp hạch toán cơ bản thì nội dung tiếp theo sẽ tóm tắt những tài khoản mà kế toán thanh toán thường hay sử dụng nhé:

Tài khoản liên quan đến thu-chi:

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng.

Tài khoản 331: Phải trả cho người bán.

Tài khoản 111: Tiền mặt.

Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản 138: Phải thu khác

Tài khoản liên quan đến sản phẩm, hàng hóa đầu vào- đầu ra:
Tài khoản 152: Nguyên vật liệu

Tài khoản 153: Công cụ, dụng cụ

Tài khoản 156: Hàng hóa

Tài khoản 611: Mua hàng

Tài khoản liên quan đến thuế:

Tài khoản 131: Thuế GTGT được khấu trừ

Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp

Tài khoản liên quan đến chi phí phải trả:

Tài khoản 334: Phải trả cho người lao động

Tài khoản 335: Chi phí phải trả

Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác

Chứng từ

Kế toán thanh toán dựa vào những chứng từ sau để tiến hành hạch toán như sau:

  • Hóa đơn.
  • Phiếu thu- phiếu chi.
  • Séc, giấy nộp tiền mặt, ủy nhiệm chi.
  • Hợp đồng.
  • Giấy lĩnh tiền.
  • Lệnh chuyển tiền.
  • Giấy báo có, giao dịch chuyển tiền.

Sổ sách

  • Sổ cái tài khoản 111, tài khoản 112.
  • Sổ quỹ tiền mặt.
  • Sổ tiền gửi ngân hàng.
  • Sổ nhật ký chi tiền.
  • Sổ nhật ký chung
  • Bảng tổng hợp công nợ.
  • Sổ công nợ chi tiết.

Hồ sơ kế toán

  • Phiếu kế toán (Phiếu thu, Phiếu chi…) cần đảm bảo đầy đủ chữ ký của ít nhất 3 bên liên quan: người lập hoặc thủ quỹ – người giao tiền/nhận tiền – Phê duyệt của người có trách nhiệm (Kế toán trưởng hoặc người đại diện doanh nghiệp).
  • Phiếu thu có thể chưa cần chữ ký phê duyệt tại thời điểm lập để giải quyết nhanh nghiệp vụ thu tiền, nhưng nên kiện toàn chữ ký và ghi nhận trong ngày.
  • Phiếu chi nếu trong định mức và được ủy nhiệm phù hợp thì cũng có thể lập và hạch toán trước, kiện toàn thông tin, chữ ký cuối ngày.
  • Ghim chứng từ theo nguyên tắc: chứng từ kế toán (Thu, Chi, Báo Nợ, Báo Có) đặt trên, chứng từ (hoặc căn cứ gốc) để dưới, ghim thành từng bộ theo giao dịch.
  • Sắp xếp các bộ chứng từ theo trình tự ghi sổ quỹ, ghi sổ chi tiết giao dịch ngân hàng

 

9/Một số giao dịch và hạch toán

Doanh nghiệp A ký hợp đồng nhập khẩu lô hàng trị giá CIF 45.000USD, thuế nhập khẩu 25%,thuế GTGT 10%.

Tỷ giá tại thời điểm ghi sổ 23.000VNĐ

Doanh nghiệp thanh toán 100% trong vòng 1 tháng kể từ ngày nhận hàng.

Hạch toán:

Nợ 156           1.293.750.000 (45.000USD x 23.000 x 25% (thuế nhập khẩu))

Có 331            1.035.000.000 (45.000USD x 23.000)

Có 3333          258.750.000

Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu
Nợ 133            129.375.000 (1.293.750.000 x 10%)

Có 33312       129.375.000

Nộp thuế:

Nợ 3333         258.750.000

Nợ 333312    129.375.000

Có 111                       388.125.000

Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, tỷ giá tại thời điểm thanh toán là 22.800VNĐ

Nợ 331           1.035.000.000

Có 111                       1.026.000.000 (45.000USD x 22.800)

Có 515                              9.000.000

 

Với lô hàng trên, doanh nghiệp bán lại cho công ty B với tổng giá trị là 1.450.000.000 VNĐ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty thanh toán trước 1.145.000.000 VNĐ. Số tiền còn lại, công ty thanh toán trong vòng 5 tháng, lãi trả chậm 1.000.000 VNĐ/ tháng.

Hạch toán

Tổng giá trị hàng bán:

Nợ 131           450.000.000

Nợ 111           1.145.000.000

Có 511                       1.450.000.000

Nợ 33311      145.000.000

Số tiền công ty thanh toán đều trong vòng 4 tháng. Như vậy, mỗi tháng kế toán thanh toán ghi chép nghiệp vụ như sau:

Nợ 111           91.000.000 (450.000.000/5+ 1.000.000)

Có 131                       90.000.000

Có 515                       1.000.000

Tuy nhiên, tới tháng thứ 5, công ty B không thanh toán cho doanh nghiệp. Mặc dù doanh nghiệp đã dùng nhiều biện pháp đòi công nợ nhưng công ty B không thanh toán. Sự việc kéo dài hơn 1 năm và công ty B tuyên bố phá sản.

Như vậy, số tiền doanh nghiệp chưa thu được coi như 1 khoản doanh thu mà doanh nghiệp thất thoát.

Hạch toán:

Nợ 811           90.000.000

Có 131                       90.000.000

 

10/Kế toán công nợ là gì và công việc của kế toán công nợ làm gì?

a/ Định nghĩa kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ là một mảng nhỏ trong kế toán thanh toán. Nếu bạn làm ở một công ty nhỏ thì bạn sẽ thấy kế toán công nợ kiêm luôn kế toán thanh toán kiêm luôn thủ quỹ kiêm luôn kế toán nội bộ công ty. Nhưng nếu bạn làm ở công ty lớn, thì bạn sẽ thấy một việc hết sức rõ ràng của kế toán công nợ sẽ làm hàng ngày. Nói theo kiểu dân gian là đòi nợ.

ke-toan-cong-no-la-gi

Kế toán công nợ là gì?

Công việc phần lớn của kế toán công nợ sẽ là xem các khoản phải thu của khách hàng đã đến hạn chưa thì đôn đốc khách hàng thanh toán. Đối với các công ty dịch vụ mà có tính chất gia hạn từng tháng từng quý thì bạn sẽ gặp được kế toán công nợ ngay! Người làm kế toán công nợ thì công việc chính là đòi nợ thôi! Hiểu đơn giản là như thế nhé!

b/ Công việc chung của kế toán công nợ làm gì?

Một kế toán công nợ ngoài việc đòi nợ ra, hay nói cho hoa mỹ là đôn đốc khách hàng thanh toán ra, thì sẽ làm các công việc khác liên quan như sau:

  • Cuối tháng, cuối quý hay cuối năm, bộ phận này sẽ phải in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng rồi đem đi đối chiếu với kế toán tổng hợp.
  • Kẹp chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh.
  • Theo dõi công nợ riêng từ khách hàng và có thể là gọi điện thoại để nhắc khách thanh toán.
  • Báo cáo với giám đốc tình hình công nợ phải trả để lên kế hoạch trả nợ.
  • Lập các báo cáo công nợ phải thu.
  • Lập các báo cáo công nợ phải trả.
  • Kết thúc kỳ kế toán thì lập bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng có chữ ký và đóng dấu cho đối tác. Sau đó đưa biên bản này về cho kế toán tổng hợp.
  • Lập hạn thanh toán theo hợp đồng với khách hàng.
  • Lập hạn phải thu của khách hàng theo cam kết từ đầu.
  • Hổ trợ kế toán thanh toán thực hiện các công việc liên quan.
  • Làm việc với thủ quỹ trong vấn đề quỹ tiền mặt.
  • Liên kết với phòng kinh doanh trong việc đi thu tiền khách hàng nếu họ chi trả tiền mặt.
  • Các công việc khác do giám đốc yêu cầu.

Trên đây là những công việc chung. Giờ đến những công việc riêng và rất hay gặp khi làm kế toán công nợ nhé!

b/ Công việc đặc thù của kế toán công nợ là gì?

Công nợ phải thu của khách hàng

Khoản phải thu của khách hàng là khoản mà khi công ty đã cung cấp dịch vụ, hàng hóa, sản phẩm cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần thì được ghi vào công nợ. Lúc này, khi tới hạn thì công nợ sẽ gọi điện nhắc khách hàng thanh toán cho công ty. Có 3 hồ sơ để công nợ căn cứ vào đó mà theo dõi nợ.

  • Căn cứ vào hóa đơn bán hàng
Nợ TK 131
Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112 Doanh thu bán thành phẩm
TK 5113 Doanh thu dịch vụ
TK 3331 Thuế GTGT bán ra
  • Căn cứ vào phiếu thu tiền
Nợ TK 111 Tiền mặt tăng lên
Có TK 131 Chi tiết công nợ phải thu của từng khách hàng
  • Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng
Nợ TK 112
Có TK 131

Với hình thức công ty mẹ-con thì theo dõi các khoản phải thu nội bộ qua TK 136.

Với các nghiệp vụ cho cá nhân vay tiền, cần theo dõi các khoản phải thu khác ở TK 1388. Lúc này, kế toán công nợ sẽ lập ra các phiếu chi, hợp đồng cho vay hay giấy ủy nhiệm chi để chuyển qua kế toán thanh toán xử lí. Lúc này sẽ định khoản như sau:

Nợ TK 1388
Có TK 111,112

Lưu ý:

  • Đối với trường hợp nếu số tiền còn lại phải thu của khách ở cuối kỳ vẫn còn thì công nợ lập kế hoạch thu hồi nợ ở kỳ sau.
  • Nếu khách hàng có ứng trước tiền thì phải theo dõi công nợ đó để xuất hóa đơn ra cho khách.

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Công nợ phải trả cho nhà cung cấp là công việc mà khi công ty mua hàng và đã nhận hàng những chưa thanh toán hoặc thanh toán một phần thì công nợ cũng có trách nhiệm theo dõi. Những công việc này xuất hiện ở nhiều công ty sản xuất hơn là các công ty dịch vụ. Lúc này, kế toán công nợ sẽ dựa vào hóa đơn mua hàng đầu vào để trả nợ cho nhà cung cấp.

Nợ TK 152, 156
Nợ TK 1331
Có TK 331

Nói chứ lúc này sẽ chia ra 2 trường hợp.

Nếu công ty bạn trả bằng tiền mặt cho nhà cung cấp thì công nợ sẽ lập phiếu chi, trên phiếu chi có chữ ký người lập, người nhận tiền và thủ quỹ. Sau đó chuyển qua cho kế toán hạch toán.

Nợ TK 331 Chi tiết cho nhà cung cấp
Có TK 1111

Nếu là chuyển khoản trả nợ thì kế toán công nợ cần dùng giấy ủy nhiệm chi. Lúc này mọi thứ khỏe hơn. Sau đó mang chứng từ đưa cho kế toán hạch toán thôi.

Nợ TK 331 Chi tiết nhà cung cấp
Có TK 1121

Cuối cùng liên quan đến công nợ thì mình sẽ cho bạn một mẫu biên bản đối chiếu công nợ. Dựa vào đây bạn sẽ tự thực hiện nó nhé!

11/ Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất

Đối với cơ quan thuế, biên bản đối chiếu công nợ và xác nhận công nợ là một trong những biên bản cực kì quan trọng vì nó là căn cứ cho việc công ty có thực hiện đúng với những quy định khi thanh toán hay không.  Thì biên bản đối chiếu công nợ, hay còn được gọi là biên bản xác nhận công nợ này là một minh chứng cho cơ quan thuế về quy trình thanh toán mà công ty thực hiện.

Đứng trên khía cạnh là một kế toán thanh toán nói chung hay kế toán công nợ nói riêng, việc sử dụng mẫu biên bản đối chiếu công nợ này là một việc làm rất thường xuyên. Thì dưới đây mình sẽ gửi mẫu cũng như  file tải để khép lại phần kế toán thanh toán và công nợ ở đây nhé!

Mẫu biên bản đối chiều và xác nhận công nợ

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

–  Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa.

–  Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên.

Hôm nay, ngày… tháng….năm 20… Tại văn phòng Công ty ……………. , chúng tôi gồm có:

1. Bên A (Bên mua): CÔNG TY …………………………………….
–       Địa chỉ  :     ……………………………………………………….
–       Điện thoại      :   …………………           Fax:
–       Đại diện         :   …………………..         Chức vụ: ………………

2. Bên B (Bên bán): CÔNG TY ………………………………………
–       Địa chỉ    : …………………………………………………………
–       Điện thoại      : …………………..              Fax:
–       Đại diện         :  ………………….              Chức vụ: …………….
Cùng nhau đối chiếu công nợ từ ngày ………….. đến ngày ………….. cụ thể như sau:

1. Đối chiếu công nợ

STT Diễn giải Số tiền
1 Số dư đầu kỳ
2 Số phát sinh tăng trong kỳ
3 Số phát sinh giảm trong kỳ
4 Số dư cuối kỳ

(Bằng chữ:……………………………).

2. Công nợ chi tiết

– Hóa đơn GTGT số …………… ký hiệu …………….. do Công ty ………….. xuất ngày ……………, Số tiền: ……………….. (Chưa thanh toán/ Thanh toán một phần)

– Hóa đơn GTGT số …………… ký hiệu …………….. do Công ty …………. xuất ngày ……………, Số tiền: ………………. (Chưa thanh toán/ Thanh toán một phần)

3. Kết luận

Tính đến hết ngày ……………… CÔNG TY ……………….. (bên A ) còn phải thanh toán cho Công ty ………………….. (bên B) số tiền là: …………………. (ghi số tiền bằng chữ.

– Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký tên, đóng dấu)
ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký tên, đóng dấu)

Tải biên bản xác nhận công nợ file Word

Để tải file, bạn chỉ cần nhấn vào nút Download và tải về thôi nhé!download

Trên đây là tất cả những thông tin về kế toán thanh toán là gì, công việc của kế toán thanh toán cũng như những vấn đề về công nợ như công nợ là gì, biên bản đối chiếu công nợ,… Nếu như bạn không muốn thuê kế toán viên để thực hiện các công việc kế toán thì một giải pháp cho các bạn đó là sử dụng dịch vụ kế toán của chúng tôi. Tham khảo bảng giá để bạn thấy nó tiết kiệm như thế nào so với việc thuê kế toán nhé! Hi vọng bài viết này mang lại lợi ích cho bạn!

 

Chúc các bạn thành công!

>>> Công việc của 1 kế toán sản xuất tại công ty

>>> 3 sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán bạn nên biết