Chủ đề hôm nay liên quan đến kế toán bán hàng nên mình sẽ nói hết phần kế toán bán hàng như kế toán bán hàng là gì, công việc của kế toán bán hàng cũng như các vấn đề liên quan đến công việc này như xác định kế quả bán hàng hay doanh thu, các biểu mẫu,… Thì mình sẽ làm rõ hết ở phần này nên bạn thấy cái nào cần thì tham khảo nhé!
>>> Cách tẩy mực dấu đỏ trên hóa đơn
>>> Các chuẩn mực kế toán hiện hành
Khái niệm về bán hàng và kế toán bán hàng là gì?
Khái niệm bán hàng là gì?
Bán hàng là công việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ từ chủ sở hữu này sang chủ sở hữu khác. Đi kèm với nó chính là phần lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng và khách hàng sẽ phải thanh toán để có thể nhận được quyền sở hữu đó. Hiểu nôn na là bạn mua gì thì phải trả tiền. Quá bình thường để thấy điều này trong cuộc sống phải không nào?
Khái niệm kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng là những công việc ghi chép những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng. Từ việc ghi hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu cho đến việc lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan đều thực hiện cả. Nhìn chung thì công việc của kế toán bán hàng so với các kế toán khác thì vẫn thuộc loại công việc nhẹ và không cần nhiều kinh nghiệm.
Nếu làm kế toán bán hàng trong nhà hàng khách sạn, mặt hàng gia dụng (mà trong công ty lớn nha) thì mới vất vả thôi. Còn nếu làm doanh nghiệp vừa và nhỏ thì cũng nhẹ và khỏe lắm.
Công việc của kế toán bán hàng là làm gì?
Các công việc thường sẽ là:
- Ghi chép những thông tin ghi nhận hóa đơn hàng ngày. Kiểm tra đơn giá sản phẩm, số lượng sản phẩm từ đó xuất hóa đơn cho khách hàng.
- Kiểm tra và giám sát các kế toán thực hiện bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối hàng bán.
- Cập nhật giá cả và sản phẩm mới cho doanh nghiệp.
- Lập các bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu và thuế GTGT vào cuối ngày.
- Tính toán một cách chính xác tổng doanh thu, đơn giá, thuế GTGT của từng nhóm hàng và theo đơn vị để tiện cho việc quản lí kiểm tra hàng.
- Kiểm tra tình trạng quản lí tiền hàng, quản lí khách nợ hay theo dõi những lô hàng, tiền hàng và khách nợ để nắm bắt và báo cáo lại cho phòng kế toán, đặc biệt là kế toán trưởng.
- Nắm rõ giá mua thực tế của lượng hàng để điều tiết giá sản phẩm cũng như lãi lỗ trong kinh doanh.
- Nắm rõ các thông tin về tất cả các khoản chi phí bán hàng, những phát sinh thực tế để dựa vào đó thực hiện xác định kết quả kinh doanh.
- Cung cấp thông tin về bán hàng và doanh số để phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
- Làm các công việc đối chiếu với bên thủ kho về số lượng hàng bán và hàng tồn.
- Quản lí hóa đơn chứng từ, các hợp đồng với khách.
- Làm thẻ VIP cho khách hàng (nếu mô hình là nhà hàng – khách sạn).
- Thực hiện các công việc kế toán trưởng giao.
Yêu cầu của công việc kế toán bán hàng
Với khối lượng công việc khổng lồ, luôn đi cùng những con số và tài liệu quan trọng thì đòi hỏi một nhân viên kế toán bán hàng cần những tố chất sau:
- Nhanh nhẹn, hoạt bát.
- Khả năng xử lý vấn đề.
- Cẩn thận, trung thực.
- Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Ngoài ra, trong môi trường làm việc, bất kể nhân viên nào cũng cần có thái độ làm việc nghiêm túc, kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và tinh thần học hỏi, chia sẻ, cầu tiến.
Có như vậy, bạn mới có thể vừa hoàn thành tốt công việc được giao, giúp công ty phát triển vừa được cấp trên và đồng nghiệp tin tưởng.
Quyền hạn của nhân viên kế toán bán hàng
Đối với một nhân viên kế toán bán hàng thì có những quyền hạn cơ bản sau:
- Đề xuất với Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng kế toán các phương án khi phát sinh vấn đề trong quá trình thanh toán.
- Đề xuất các biện pháp nghiệp vụ hữu hiệu: thu hồi công nợ, hạch toán..
- Chủ động nhắc nhớ thanh toán công nợ.
- Đề xuất với cấp trên mức thanh toán và lịch thanh toán.
- Đề xuất phương án khi điều chỉnh, sửa đổi, hủy hóa đơn.
- Nhận sự phân công trực tiếp từ cấp trên.
- Ngoài ra, quyền hạn của kế toán bán hàng còn tùy thuộc vào cách quản lý và điều hành của mỗi Doanh nghiệp.
Mức lương kế toán bán hàng
Lương kế toán bán hàng cao hay thấp tùy thuộc vào những yếu tố sau:
Năng lực và kinh nghiệm
Với những nhân viên có kinh nghiệm làm việc lâu năm kèm theo năng lực làm việc, giải quyết công việc, tinh thần và nhiệt huyết thì chắc chắn lương sẽ cao hơn nhiều so với những nhân viên có năng lực kém.
Tính chất và khối lượng công việc được giao
Tùy vào mỗi doanh nghiệp phân bổ công việc cho kế toán bán hàng nhiều hay ít. Nếu khối lượng công việc lớn, đồng nghĩa bạn phải bỏ nhiều công sức thì chắc chắn bạn sẽ nhận được mức lương xứng đáng.
Tình hình tài chính của công ty
Công ty làm ăn phát đạt thì chế độ lương cũng sẽ hậu hĩnh hơn so với những công ty có doanh thu ít.
Khu vực làm việc
Ở những khu vực thành thị như Tp.HCM, Hà Nội.. thì mức lương sẽ cao hơn so với các khu vực còn lại.
Theo khảo sát thì mức lương của kế toán bán hàng khởi điểm từ 6 triệu đến 12 triệu tùy thuộc vào những yếu tố trên.
Tuy nhiên, khi làm việc, ngoài yếu tố lương, bạn cần phải hiểu vị trí cũng như môi trường làm việc có giúp bạn phát triển, học hỏi thêm nhiều điều nữa hay không. Nếu môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, cơ hội thăng tiến cao thì lương thấp hơn một chút cũng không thành vấn đềphải không nào.
Những kiến thức mà kế toán bán hàng cần có
Doanh thu thuần
Trước khi nói đến phần quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng hay doanh thu thì mình đi vào phần doanh thu thuần trước nhé. Vì phần 2 có nói về doanh thu thuần nên nói luôn không các bạn lại hiểu lầm. Vậy doanh thu thuần là gì?
Doanh thu thuần, hay còn gọi là doanh thu thực , là khoản doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ. Nó có nhiều định nghĩa khác như là là doanh thu trước thuế hay là con số chênh lệch doanh thu với các khoản giảm trừ. Thì cơ bản nó có định nghĩa như vậy nhưng tóm lại là khoảng doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ bạn nhé!
Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng
Kết quả bán hàng là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi đã trừ đi tất cả chi phí.
Để xác định kế toán bán hàng thì kế toán bán hàng cần phải tính ra số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lí,… phát sinh trong một kỳ nhất định.
Kết quả hoạt động kinh doanh
Kết quả hoạt động kinh doanh | = | Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh | + | Kết quả hoạt động tài chính | + | Kết quả hoạt động khác |
Trong đó:
- Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh | = | Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ | – | Giá vốn hàng bán | – | Chi phí hàng bán | – | Chi phí quản lý doanh nghiệp |
- Kết quả hoạt động tài chính
| Kết quả hoạt động tài chính | = | Doanh thu hoạt động tài chính | – | Chi phí hoạt động tài chính |
- Kết quả hoạt động khác
Kết quả hoạt động khác | = | Các khoản thu nhập khác | – | Các khoản chi phí khác | – | Chi phí thuế TNDN |
Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng
Có 5 điều kiện để ghi nhận doanh thu bán hàng, đó là:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao rủi ro và lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ ch người mua.
- Doanh nghiệp đã không còn quyền quản lý hàng hóa như chủ sở hữu.
- Đã xác định được doanh thu và tương đối chắc chắn về nó.
- Doanh nghiệp đã thu được lợi ích kinh tế từ bán hàng.
- Xác định được các loại chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Các loại chứng từ kế toán được kế toán bán hàng sử dụng – Hạch toán bán hàng
STT | Chứng từ kế toán | Mục đích |
1 | Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL | Xác định thuế GTGT đầu ra và xác định doanh thu bán hàng. |
2 | Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 – VT | Theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho ra sao. |
3 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT | Theo dõi hàng hóa được vận chuyển nội bộ từ kho này đến kho khác, chi nhánh hay đại lý khác của công ty. |
4 | Giấy báo có | Ngân hàng lập ra giấy báo có này để thông báo cho chủ tài khoản số tiền phải thu. Kế toán bán hàng dựa vào đó để xác định chủ nợ có nhận được chuyển khoản chưa cũng như số tiền chuyển khoản để nằm và lên báo cáo. |
5 | Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT | Xác định số tiền chính xác nhập quỹ tiền mặt và từ đó làm căn cứ để thủ quỹ thu và chi tiền. |
6 | Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT | Giấy biên nhận doanh nghiệp hay cá nhân đã thu tiền hoặc sét. Từ đó làm căn cứ lập phiếu thu và nộp quỹ tiền mặt. |
Đây là 6 loại chứng từ kế toán mà kế toán bán hàng sử dụng rất nhiều. Bạn có muốn tải các mẫu này về thì vào đây để tải nhé!
Trình tự luân chuyển chứng từ – công việc kế toán bán hàng nên biết
Khi phát sinh một hóa đơn chứng từ kế toán thì là một kế toán bán hàng bạn phải nắm được trình tự luân chuyển chứng từ này. Thì để nắm được trình tự các bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây!
Khi phát sinh hợp đồng, kế tóa lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn có 3 liên. Liên 1 lưu trên gốc quyển hóa đơn. Liên 2 giao cho khách (cái mà các bạn luôn gọi là hóa đơn đỏ đó). Còn liên 3 giữ lại công ty. Lúc này sẽ phát sinh ra các vấn đề sau:
- Nếu như khách hàng nhận nợ, kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ. Lúc này chứng từ được lập thành 3 liên. Liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho. Liên 2 giao cho khách hàng. Còn liên 3 thì lưu lại quyển.
- Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt thì lúc này kế toán lại lập phiếu thu. Phiếu thu cũng được lập thành 3 liên. Thủ quỷ giữ 1 liên, nơi lập phiếu giữ 1 liên và người nộp tiền giữ 1 liên. Trên liên phải có đầy đủ nội dung, chữ ký của giám đốc các kiểu mới hợp lệ nha.
- Còn nếu thanh toán bằng chuyển khoản thì công ty sẽ nhận giấy báo có như một xác nhận về khoản tiền thanh toán của khách hàng.
Trình tự hạch toán của kế toán bán hàng
Đối với kế toán bán hàng, ngoài kinh nghiệm làm việc, bạn cũng cần có kỹ năng sắp xếp công việc để đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả cao. Về trình tự hạch toán, bạn có thể tham khảo nội dung sau để có thể tham khảo hoặc bổ sung trong quá trình làm việc của mình:
- Báo giá cho khách hàng.
- Nếu đã có hợp đồng thì tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, lập phiếu xuất kho khi có lệnh xuất hàng.
- Lập biên bản bàn giao, nghiệm thu hàng hóa.
- Lập hóa đơn khi khách hàng thanh toán hoặc khi giao hàng (tùy thuộc vào thỏa thuận giữa 2 bên).
- Hạch toán lên phần mềm, sổ sách ghi nhận doanh thu bán được trong ngày.
- Cuối ngày, kiểm kê số lượng hàng bán và lượng hàng thực tế trong kho qua phần mềm kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán bán hàng sử dụng
Sau đây, bài viết sẽ liệt kê những tài khoản mà kế toán bán hàng thường hay sử dụng:
Tài khoản 156: Hàng hóa
Tài khoản này phản ánh sự tăng- giảm của hàng hóa được thể hiện qua cách định khoản:
- Bên Nợ: thể hiện giá trị hàng hóa khi mua vào.
- Bên Có: thể hiện giá trị hàng hóa khi bán ra.
Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
- 1561: Giá mua hàng hóa
- 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
- 1567: Hàng hóa bất động sản
Tài khoản 157: Hàng gửi đi bán
Tài khoản này dùng để theo dõi sự biến động tăng- giảm của hàng hóa khi đi ký gửi hoặc nhờ bán.
- Bên Nợ: Trị giá hàng hóa đi gửi bán
- Bên Có: Trị giá hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ hoặc bị bên mua trả lại.
Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tài khoản này phản ánh tổng doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ, bao gồm doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản 511 có những tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
- Tài khoản 5112: Doanh thu bán các thành phẩm.
- Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Tài khoản 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá.
- Tài khoản 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư.
- Tài khoản 5118: Doanh thu khác.
Lưu ý: Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ.
Nội dung hạch toán
- Bên Nợ: Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ và kết chuyển qua tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh.
- Bên Có: Phản ánh tổng số doanh thu tiêu thụ trong kỳ.
Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ như: chiết khấu, giảm giá và giá trị hàng bán trả lại.
Tài khoản này không phản ánh các khoản thuế được giảm trừ vào doanh thu như thuế GTGT đầu ra phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp.
Tài khoản 521 có những tài khoản cấp 2, bao gồm:
- Tài khoản 5211: Chiết khấu thương mại.
- Tài khoản 5212: Hàng bán bị trả lại.
- Tài khoản 5213: Giảm giá hàng bán.
Cách hạch toán:
Bên Nợ:
- Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
- Số giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng.
- Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa đã bán.
Bên Có:
- Kết chuyển qua tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Lưu ý: tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 131: Phải thu khách hàng
Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải thu khách hàng liên quan đến kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đối với nghiệp vụ thu tiền ngay thì không dùng tài khoản này mà dùng tài khoản 111 (tiền mặt) hoặc 112 (tiền gửi Ngân hàng).
Hạch toán:
Bên Nợ:
- Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ..
Bên Có:
- Số tiền khách hàng đã trả nợ.
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế hoặc không có thuế GTGT).
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Tài khoản 131 có số dư bên Nợ cuối kỳ khi còn số tiền phải thu khách hàng.
- Tài khoản 131 cũng có thể có số dư bên Có khi số tiền đã thu nhiều hơn số tiền phải thu của khách hàng.
Ngoài những tài khoản trên, trong kỳ kế toán bán hàng còn sử dụng những tài khoản sau:
- Tài khoản 111: tiền mặt
- Tài khoản 121: tài khoản ngân hàng.
- Tài khoản 133: thuế GTGT được khấu trừ.
Kết luận
Nếu các bạn có mong muốn tối ưu nhân sự làm kế toán, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ thì các bạn có thể thử tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói tại TPHCM của chúng tôi!
Trên đây là tất cả những thông tin công việc của kế toán bán hàng, các quy trình hay mẫu giấy tờ,… Nếu bạn là sinh viên mới ra trường và muốn an nhàn thì hãy chọn kế toán bán hàng như bước khởi đầu cho mình nhé!
Chúc bạn thành công!
>>> Kế toán sản xuất làm gì trong doanh nghiệp
>>> Công việc kế toán tài chính làm gì?
