Tổ chức bộ máy kế toán là công việc mà các bạn sẽ thực hiện nếu bạn làm những công ty lớn. Vì những công ty lớn thì mới cần nhiều kế toán và làm một bộ phận kế toán luôn để tiếp kiệm chi phí chứ các công ty nhỏ thường họ sẽ thuê 1 đến 2 nhân viên kế toán hoặc là sẽ thuê dịch vụ kế toán ở công ty thứ 3 làm kế toán cho mình. Bài viết này mình sẽ nói chung về những tổ chức bộ máy kế toán, vai trò hay công việc của kế toán làm hàng ngày, hàng năm để những ai mới vào nghề có cái nhìn rõ ràng hơn thôi nhé!
>>> Hướng dẫn cách làm bay mực in trên giấy a4 chuẩn nhất
>>> Những điều kiện thi chứng chỉ hành nghề kế toán bạn nên biết
1/ Vai trò của kế toán trong công ty
Trong một công ty, bộ máy kế toán đóng một vai trò cực kì quan trọng. Đây là bộ phận tập hợp những người làm kế toán với trang thiết bị dùng để ghi chép, xử lí các thông tin liên quan đến hồ sơ, chứng từ cũng như các vấn đề liên quan đến tiền bạc.
Đây cũng là bộ phận quản lí việc thu chi trong các hoạt động của công ty. Nếu nhân viên công ty muốn xuất tiền thì phải mang theo giấy có chữ ký giám đốc thì bộ phận kế toán mới xuất tiền. Ngoài ra, các công việc thu chi hay trả lương cho nhân viên thì bộ phận này cũng là nơi quyết định và xử lý.
Về công việc, thì bộ phận kế toán ở các công ty lớn sẽ kiểm soát việc thu chi tiền cũng như các vấn đề liên quan đến tiền bạc, hóa đơn. Nhiều khi kế toán viên trong công ty phải làm các công việc của kế toán thuế, thực hiện các công việc khai báo thuế, làm bảo hiểm xã hội hay cuối năm thực hiện các công việc quyết toán thuế cũng như làm báo cáo tài chính cho công ty.
Nhìn chung, vai trò của bộ phận kế toán trong công ty, đặc biệt là những công ty lớn cực kì quan trọng, quyết định nhiều vấn đề lớn trong công ty và có vai trò không thua kém gì các bộ phận khác.
2/ Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán thường gặp trong công ty
Có nhiều mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho công ty nhưng không phải mô hình nào cũng sử dụng được và phù hợp với tất cả các công ty. Để tiện cho quá trình kiểm tra cũng như kiểm soát bộ phận kế toán, chủ doanh nghiệp thường chọn ra cho mình một mô hình thích hợp cho công ty. Cùng xem qua các mô hình này nhé!
a/ Mô hình bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tập trung này là mô hình mà toàn bộ công tác kế toán đều tập trung tại phòng kế toán. Có nghĩa là dù công ty có nhiều bộ phận nhưng mọi công việc đều qua phòng kế toán cả chứ các phòng ban khác không có bộ phận kế toán riêng. Lúc này, bộ phận kế toán sẽ làm hết các công việc kế toán khác trong tất cả các phòng ban.
Các phòng ban khi có phát sinh với phòng kế toán sẽ cho nhân viên trực tiếp hướng dẫn hay kiểm tra lại các công tác kế toán, các giấy tờ sổ sách ghi chép hay các nghiệp vụ phát sinh phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của từng bộ phận. Từ đó lập các báo cáo về nghiệp vụ phát sinh cũng như chuyển giao chứng từ phù hợp về phòng kế toán để phòng này xử lí.
Đây là mô hình khá phổ biến và được áp dụng nhiều trong các công ty. Nó có ưu điểm là dù bộ phận này ít nhân viên nhưng tốc độ xử lí thông tin cũng như việc quản lí dể hơn rất nhiều, cũng dể áp dụng các công nghệ, phần mềm trong quá trình thực hiện kế toán.
b/ Mô hình bộ máy kế toán phân tán
Mô hình bộ máy kế toán phân tán này khác hoàn toàn so với mô hình tập trung. Lúc này, công việc kế toán không những được làm ở phòng kế toán nữa mà được tiến hành ở những bộ phận khách nhau. Các kế toán viên ở bộ phận đó xử lí những thông tin tại nơi mình làm việc và từ đó lập các báo cáo về những công việc ké toán, những việc kiểm tra hay xử lí chứng từ kế toán chi tiết cũng như tổng hợp lại và lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Sau đó các thông tin kế toán từ bộ phận được gửi về phòng kế toán. Tại đây, phòng kế toán tập trung lại và từ đó tổng hợp số liệu kế toán, kiểm tra rồi từ đó lập các báo cáo theo quy định của nhà nước. Mô hình này phù hợp với những công ty lớn.
c/ Mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Mô hình bộ máy vừa tập trung vừa phân tán là mô hình bộ máy kết hợp 2 hình thức tổ chức trên. Đây là mô hình gồm phòng kế toán tập trung và lấy phòng kế toán này làm trung tâm, các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán khác sẽ là những bộ phận kế toán cho phòng kế toán.
Ở đây phòng kế toán là trung tâm nên sẽ xử lý các vấn đề về kế toán liên quan đến toàn đơn vị còn các bộ phận kế toán thì tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác gửi đến.Sau đó lập báo cáo chúng toàn đơn vị và từ đó có những hướng dẫn hay kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Cùng với đó, các nhân viên này cũng có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý hồ sơ sau đó gửi về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy này thường chỉ phù hợp với công ty có quy mô lớn kiểu tập đoàn. Ngoài phòng kế toán trung tâm ra thì các bộ phận nhỏ có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện theo phân công từ phòng trung tâm.
Thì đây là 3 mô hình mà một công ty thường sẽ chọn 1 trong 3 loại này để sao cho phù hợp với mô hình công ty. Tiếp theo đây thì mình sẽ giới thiệu cho bạn biết công việc kế toán viên bình thường sẽ làm những gì nhé!
3/ Công việc của kế toán viên
Vậy một kế toán viên sẽ làm gì trong công ty? Phần này mình sẽ giới thiệu cho bạn những công việc mà một kế toán viên làm nhé!
Hàng ngày, một kế toán viên sẽ làm các công việc như ghi chép lại các thông tin về hoạt động tài chính của công ty. Sẽ có những công việc thường xuyên phải làm như là thu tiền bán hàng, xem hàng hóa xuất kho hay nhập kho như thế nào (nếu công ty bạn có kho bãi), chấm công, tính lương cho nhân viên, xác định lãi lổ vào cuối tháng.
Bình thường công việc của bạn trong giữa năm sẽ không nhiều. Nhưng đầu năm hay cuối năm, nhất là khoảng quý 1, thì thường công việc sẽ bận rộn do có thêm việc phải làm quyết toán thuế cũng như báo cáo tài chính. Còn phần còn lại thì bạn chỉ tốn thời gian cho sổ sách và một vài hoạt động làm việc với cơ quan thuế theo quý mà thôi.
Nói chung lại về công việc thì hàng ngày kế toán sẽ ghi sổ sách, làm việc với cơ quan thuế cũng như tổng hợp thông tin về tài chính của công ty gửi cho giám đốc công ty xem xét. Thì nói chung là thế còn nói riêng thì mình sẽ chia ra 3 phần: công việc của kế toán nội bộ, kế toán thuế và kế toán trưởng.
a/ Kế toán nội bộ
Kế toán nội bộ là công việc ghi chép lại sổ sách công ty, các hoạt động diễn ra hàng ngày. Kiểm ra, rà soát lại việc phát hành những chứng từ nội bộ, luân chuyển cho đúng trình tự. Chứng từ nào đã xong thì hạch toán lại sau đó lưu trữ lại thông tin kế toán. Cuối cùng là làm các báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho công ty.
b/ Kế toán thuế
Công việc của kế toán thuế sẽ làm các vấn đề liên quan đến thuế. Nếu như công ty bạn mới thành lập thì kế toán thuế sẽ làm các công việc như lập và nộp tờ khai thuế ban đầu. Mỗi ngày thì kế toán thuế sẽ lập ra những hóa đơn và chứng từ đã phát sinh để hạch toán. Sau đó lập các báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý tùy vào công ty. Phần lớn sẽ là lập cáo cáo các loại thuế như GTGT, TNDN, TNCN hay tình hình sử dụng hóa đơn của công ty.
Lúc mình viết bài này thì Chính phủ cũng mới ra công văn yêu cầu việc sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu công ty bạn đã làm hóa đơn điện tử rồi thì không cần thực hiện báo cáo sử dụng nữa nhé. Cuối năm kế toán thì kế toán thuế làm các báo cáo tài chính, báo cáo thuế để gửi cho cơ quan thuế chậm chất cuối quý 1 của năm sau. Công việc kế toán thuế về cơ bản là vậy.
c/ Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là một người rất quan trọng trong bộ phận kế toán nói riêng và công ty nói chung, có quyền lực chỉ sau giám đốc công ty. Đây là người có thể trực tiếp tham mưu với giám đốc những công việc tài chính sắp tới của công ty, tình hình tài chính hiện tại cũng như là người chỉ đạo cho bộ phận kế toán làm những công việc được giao.
Thường ở các công ty lớn thì kế toán trưởng sẽ là người chỉ đạo, nhưng nếu là công ty nhỏ thì thường kế toán trưởng lại là người ôm việc nhiều nhất. Lý do vì sao thì sau này bạn làm kế toán trưởng hay công ty có kế toán trưởng là bạn sẽ hiểu nhé!
Thì như trên đã nói, kế toán trưởng là người trực tiếp giám sát quá trình lập ngân quỹ vốn cũng như theo dõi và báo cáo với giám đốc những vấn đề tài chính hiện tại và định hướng trong tương lai. Đây là người sẽ đánh giá xem liệu vốn công ty đổ vào dự án có mang lại thành công hay không hay những rũi ro tiềm ẩn trong các dự án có vốn tài chính lớn.
Đây cũng là người hướng dẫn trực tiếp nhưng kế toán viên trong công ty, chỉ đạo kiểm kê cũng như đánh giá chính xác các tài sản, tiền mặt,.. để biết sử dụng có hợp lý hay chưa từ đó có hướng giải quyết cụ thể.
Kết luận
Nếu bạn có ý định làm kế toán thì bài viết này có thể phần nào đó cho bạn cái nhìn rõ nét về công việc này. Bí mật cuối cùng mình nghĩ nên tiết lộ cho các bạn biết đó là nếu làm kế toán thì đừng bao giờ làm kế toán công nợ bạn nhé! Tổ chức bộ máy kế toán như thế nào thì tùy vào bạn. Hãy chọn và tối ưu dần sự lựa chọn của mình nhé!
Chúc bạn thành công!
>>> Kế toán bán hàng làm những công việc gì?
>>> Kế toán tổng hợp làm gì trong công ty?
