Do đặc thù trong ngành xây dựng mà kế toán xây dựng cũng có những điểm khác biệt hơn với đa số kế toán của các lĩnh vực khác. Hôm nay, Kế toán Đông Nam Á sẽ thông tin đến cho các bạn đặc điểm, công việc và kinh nghiệm khi làm kế toán xây dựng nhé.
1. Đặc điểm của kế toán xây dựng
– Kế toán xây dựng sẽ dựa vào dự toán đã trúng thầu tiến hành bóc tách chi phí để hạch toán khi đã trúng thầu công trình, đã có giá trị, khối lượng tham gia thầu công trình.
– Mỗi một công trình, hạng mục đi kèm có một dự toán riêng. Tách chi phí cho từng công trình, chi phí của công trình nào thì kế toán tập hợp vào giá trị công trình đó. Tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu công trình bằng hoặc gần bằng giá trên bản dự toán. Kế toán lúc này sẽ dựa vào chi phí đó để xác định giá vốn đưa vào hạch toán cho công trình tương ứng theo từng khoản mục chi phí.
– Chi phí của công trình được chia theo khoản mục là: Nguyên vật liệu chính, Nhân công, Máy thi công, Chi phí quản lý chung cụ thể:
Bảng phân chia theo 4 khoản mục
| Phần chi phí nguyên vật liệu,căn cứ vào định mức tiêu hao trong dự toán để bóc ra khối lượng các loại vật tư thiết bị tiêu hao và xuất cho công trình. | Với chi phí nhân công, căn cứ vào khối lượng công việc, ngày công, bậc thợ để xác định số lao động, tiền lương theo công trình và thời gian thực hiện của từng công trình. | Chi phí máy thi công thì cần căn cứ vào loại máy, ca máy để tính tiêu hao nhiên liệu, lương công nhân, và khấu hao máy móc. | Chi phí quản lý chung, chúng ta có thể tập hợp và phân bổ cho từng công trình theo tỷ lệ nguyên vật liệu chính, hoặc theo nhân công. |
– Giá xây dựng công trình sẽ phụ thuộc vào địa điểm nên sẽ khác nhau. Kế toán xây dựng phải áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở từng nơi, căn cứ vào dự toán để xác định vật tư, ngày công,… chứ không được xác định theo giá trị.
– Công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ, kế toán khi tập hợp chi phí phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, cũng như vật tư xuất cho từng công trình.
– Khi xuất vật tư phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình.
– Công trình hoàn thành phải có biên bản nghiệm thu từng hạng mục hoặc toàn bộ công trình, và sau khi đã có biên bản nghiệm thu hoàn thành bàn giao công trình thì phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu cho công trình đó.
2. Kế toán xây dựng cần làm những gì?
| Dựa vào bảng bóc tách khối lượng công việc và vật tư tiêu hao để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào theo định mức xây dựng. |
| Lập, theo dõi bảng lương nhân công đúng tiến độ. |
| Theo dõi chi phí máy, nhân công máy theo từng công trình |
| Tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất chung và tính giá thành từng công trình, hạng mục công trình |
| Lập báo cáo thuế tháng, quý; báo cáo tài chính cuối năm |
| Theo dõi chi phí dở dang từng hạng mục, công trình |
| Theo dõi doanh thu hoàn thành của từng hạng mục, công trình |
| Lập báo cáo tài chính nội bộ phục vụ yêu cầu quản lý của cấp trên |
| Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, hóa đơn, chứng từ,… khoa học |
| Nắm rõ số liệu để giải trình cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, quyết toán |
3. Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng
a. Khi có hợp đồng xây dựng
Dựa vào dự toán phần Bảng tổng hợp vật liệu của công trình đối chiếu với Bảng nhập xuất tồn kho
-> Xét xem thiếu vật tư nào, in ra và kêu cán bộ quản lý theo dõi công trình hoặc tự theo dõi liên hệ đi lấy hóa đơn vật tư đầu vào như trong bảng kê.
Hóa đơn chứng từ lấy về trước ngày nghiệm thu công trình. Giá mua vào vật tư nhỏ hơn hoặc bằng giá dự toán trên bảng tổng hợp vật liệu, trong trường hợp cao hơn thì chênh lệch phải ít nếu không sẽ bị bóc ra lúc quyết toán thuế.
Hạch toán kế toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu mua vào: xi măng, cát, đá, sắt thép,…
– Trường hợp xuất luôn cho công trình không qua kho
Hóa đơn, phiếu giao hàng (hoặc xuất kho bên bán), hợp đồng (và thanh lý hợp đồng photo nếu có), phiếu chi tiền thanh toán bằng tiền mặt (hoặc phiếu hạch toán nếu mua nợ), ủy nhiệm chi và các loại chứng từ ngân hàng khác.
Ghim những giấy tờ trên lại thành bộ, sau đó hạch toán
Nợ 621, 1331
Có 111, 112, 331
Cuối kỳ kết chuyển
Nợ 154
Có 621
– Trường hợp qua kho
Phiếu nhập kho và các loại giấy tờ như trường hợp trên, cũng ghim lại toàn bộ.
Hạch toán nếu nhập kho
Nợ 152, 1331
Có 111, 112, 331
b. Căn cứ vật liệu tồn kho, hóa đơn đầu vào cho công trình làm phiếu xuất kho
b1. Chi phí nguyên vật liệu chính
Khi xuất kho sẽ gồm phiếu xuất kho và phiếu yêu cầu vật tư
Hạch toán: Nợ 621/ Có 152
Cuối kỳ kết chuyển: Nợ 154/ Có 621
Căn cứ phiếu yêu cầu làm phiếu xuất kho công trình, mỗi công trình có mã riêng 15401, 15402,… để tiện theo dõi, đánh giá riêng từng công trình.
Khi xuất vật tư, phải xuất chi tiết cho công trình, tập hợp chi phí vào từng công trình để theo dõi tính giá thành dựa vào bảng phân tích vật tư.
Nguyên vật liệu phải có đầy đủ các loại giấy tờ: phiếu nhập; phiếu xuất và phiếu yêu cầu đi kèm nếu có; xuất nhập tồn tổng hợp; thẻ kho chi tiết; bảng tính giá thành nếu có
Cuối kỳ kết chuyển tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402,…
Nợ 154
Có 621
Lưu ý
Vật tư trong dự toán và thực tế thi công có thể xuất chênh lệch cao hoặc thấp hơn một chút vì thực tế không thể khớp hoàn toàn, hao hụt có thể do người thợ làm hư, tay nghề yếu gây lãng phí, nhưng không được lệch nhiều. Nếu lệch nhiều, thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch.
Nếu vật liệu đưa vào thấp hơn do tay nghề kỹ thuật tốt làm giảm chi phí đầu vào -> giảm giá thành -> giảm giá vốn và dẫn đến có lãi khi quyết toán thuế thì không sao.
Còn nếu vật liệu đầu vào cao hơn dự toán thì kế toán xây dựng xử lý theo hai cách:
+ Cách 1 là loại ngay từ đầu: vào cuối năm, khi quyết toán thuế TNDN phải trừ phần phí này ra, tờ khai quyết toán TNDN ở mục B4 của tờ khai quyết toán thuế năm trên phần mềm HTKK, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN -> tăng doanh thu tính thuế x thuế suất 20%
Nợ 632 – Giá vốn hàng bán (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường)
Có 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Cách còn lại là vẫn tập hợp vào 154 để theo dõi, sau khi công trình kết thúc, kết chuyển giá vốn:
Nợ 154/ Có 621
Nợ 632/ Có 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán
Cuối năm khi quyết toán thuế TNDN phải loại trừ chi phí này ra, trong tờ khai quyết toán thuế TNDN ở mục B4 = TK 632 chênh lệch vượt dự toán của tờ khai quyết toán năm trên HTKK, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN -> tăng doanh thu tính thuế x thuế suất 20%.
b2. Chi phí nhân công công trình
Nếu muốn coi là chi phí hợp lý, không bị xuất toán khi tính thuế TNDN, phải có đầy đủ giấy tờ thủ tục: Hợp đồng lao động; bảng chấm công hàng tháng; bảng lương kèm bảng công tháng; tạm ứng, thưởng, tăng ca nếu có; phiếu chi thanh toán lương (hoặc chứng từ ngân hàng).
Hạch toán: Nợ 622, 627/ Có 334
Chi trả: Nợ 334/ Có 111, 112
Các loại giấy tờ phải ký tá đầy đủ, nếu thiếu sẽ bị cơ quan thuế loại trừ vì cho rằng chi khống và bị xuất toán khi quyết toán thuế.
Cuối kỳ kết chuyển tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402,…
Nợ 154
Có 622
Lưu ý
Chi phí nhân công trong dự toán và thực tế cũng có thể xuất chênh lệch cao hoặc thấp hơn một chút với dự toán vì không khớp hoàn toàn, và cũng không nên để chênh qua cao dẫn đến xuất toán thuế phần chênh lệch như 621.
Nếu chi phí nhân công đưa vào giảm chi phí thì sẽ làm giảm giá thành, dẫn đến giảm giá vốn và có lãi khi quyết toán thuế thì bình thường.
Còn nếu chi phí nhân công vào cao hơn dự toán thì cũng xử lý 2 cách
+ Một là loại ngay từ đầu, cuối năm khi quyết toán thuế TNDN phải trừ phần phí này, trong tờ khai quyết toán thuế TNDN ở mục B4 của tờ khai quyết toán năm trên phần mềm HTKK, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất (20%, 22%)
Nợ 632 – Giá vốn hàng bán (Chi phí nhân công trực tiếp vượt mức bình thường)
Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
+ Hai là tập hợp vào 154 theo dõi, khi công trình kết thúc lúc kết chuyển giá vốn thì hạch toán:
Nợ 154/ Có 622
Nợ 632/ Có 154 = Vật liệu dự toán + Chênh lệch vượt dự toán
Cuối năm khi quyết toán thuế TNDN, kế toán xây dựng loại trừ chi phí này ra, trong tờ khai quyết toán thuế TNDN ở mục B4 = TK 632 chênh lệch vượt dự toán của tờ khai quyết toán năm trên HTKK, chi phí không được khấu trừ khi tính thuế TNDN làm tăng doanh thu tính thuế x thuế suất 20%
c. Chi phí sản xuất chung
| Nợ 627, 1331 | Có 111, 112, 331, 142, 242… Chi phí này phân bổ theo yếu tố nguyên vật liệu xuất dùng Phân bổ = (tiêu chí phân bổ*100)/ tổng 621 trong tháng)% * tổng 627 trong tháng |
Cuối kỳ chuyển sang tài khoản 154 chi tiết cho các công trình 15401, 15402,…
Nợ 154
Có 627
Lưu ý
Chi phí sản xuất chung trong dự toán và thực tế có thể xuất chênh lệch cao hơn hoặc thấp vì thực tế không khớp hoàn toàn cũng như với 621 và 622 ở trên, và cũng lưu ý là không để lệch nhiều, vì lệch nhiều sẽ xuất thuế phần lệch này.
Nếu chi phí sản xuất chung đưa vào làm giảm chi phí, từ đó làm giảm giá thành, dẫn đến giảm giá vốn và lãi khi quyết toán thì không sao.
Còn nếu chi phí sản xuất chung đưa vào cao hơn dự toán thì
+ Một là loại ngày từ đầu như 621, 622 phía trên, chỉ khác mỗi phần hạch toán là
Nợ TK 632 – Giá vốn bán hàng (Chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ hoặc vượt dự toán)
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
+ Hai là cũng tập hợp vào 154 theo dõi và khi công trình kết thúc, lúc kết chuyển giá vốn sẽ hạch toán:
Nợ 154/ Có 627
Nợ 632/ Có 154 = Vật liệu dự toán + chênh lệch vượt dự toán
Cuối năm khi quyết toán thuế TNDN cũng loại trừ chi phí này ra như hai trường hợp trên
Các chứng từ cần thiết: Hóa đơn đầu vào và phiếu chi tiền, phiếu hạch toán, ủy nhiệm chi, bang phân bổ công cụ dụng cụ, tài sản cố định.
>>> Nghiệp vụ kế toán sản xuất làm những công việc gì?
d. Công trình kéo dài nhiều năm
Treo trên TK 154 đến khi hoàn thành: Khi nghiệm thu hoàn thành, xác nhận khối lượng, quyết toán khối lượng thì dựa vào khối lượng thực tế đã thi công và thanh toán, kèm theo xuất hóa đơn theo giá trị thực tế.
Hạch toán doanh thu:
Nợ 111, 112, 131
Có 511, 33311
Hạch toán giá vốn
Nợ 632
Có 154
e. Khi kết thúc công trình
Lấy thùng các tông bỏ hết tất cả tài liệu vào đó: hợp đồng, thanh lý, biên bản xác nhận khối lượng, biên bản nghiệm thu,…
Dán nhãn mác ghi chú tên công trình mã 154
Lưu ý là các căn cứ để xuất vật tư, nhân công, chi phí sản xuất chung phải bám sát tránh vượt khung và bị xuất toán như đã trình bày ở phần b và c
Dự toán sẽ do kỹ sư xây dựng ở phòng kỹ thuật lập, mình sẽ xin bên đó file mềm excel hoặc bằng quyển dự toán. Trong dự toán sẽ có định mức nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung,… thể hiện đầy đủ ở bảng tổng hợp kinh phí.
g. Xuất hóa đơn đối với xây dựng
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành và không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hoặc bàn giao phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa dịch vụ tương ứng.
-> Các khoản tạm ứng không được xuất hóa đơn mà phải theo dõi công nợ 131.
– Loại công trình cuốn chiếu làm đến đâu nghiệm thu đến đó
Gọi là nghiệm thu giai đoạn thi công, hạng mục nào làm xong nghiệm thu và thanh toán xuất hóa đơn luôn.
Giai đoạn thứ n: biên bản nghiệm thu giai đoạn n + biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn n + bảng quyết toán khối lượng giai đoạn n => xuất hóa đơn GTGT giai đoạn n
“n” sẽ chạy từ 1,2,3 … đến khi kết thúc công trình
Trong thực tế, mỗi lần ứng thì chủ đều tư sẽ yêu cầu xuất hóa đơn mới cho tạm ứng. Vì vậy để hợp thức hóa tiền tạm ứng cho hóa đơn xuất ra thì làm biên bản nghiệm thu, xác nhận giai đoạn theo dạng cuốn chiếu đúng luật chế độ sử dụng hóa đơn, loại công trình hoàn thành đại cục.
Bên thi công lúc này xây dựng hết hạng mục toàn bộ và tiến hành nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng.
Khi đã kết thúc công trình, kế toán xây dựng lúc này sẽ bao gồm biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng công trình => Xuất hóa đơn GTGT và thanh lý hợp đồng.
Lưu ý
Nghiệm thu công trình là thời điểm xuất hóa đơn tài chính, không xuất sẽ bị phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 vì hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Ngoài ra còn có thể phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 với các hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa dịch vụ có giá trị từ 200.000.000 trở lên, phạt hành chính, phạt nộp thuế.
Trường hợp thu tiền trước tiến độ tham khảo thêm ở khoản 1a điều 17, thông tư 78/2014/TT-BTC.
h. Chi phí nhân công trong xây dựng
Lao động thời vụ dưới 3 tháng không phải đóng bảo hiểm cho lao động đó nhưng phát sinh thuế TNCN, nếu thu nhập từ 2.000.000 trở lên thì khấu trừ 10%, trên hợp đồng phải ghi rõ lương đã bao gồm phụ cấp theo lương là BHXH, BHYT và BHTN.
Nếu không muốn khấu trừ 10% thì phải làm bản cam kết mẫu 02/CK-TNCN, cam kết 1 năm không quá 108 triệu (9 triệu/ tháng khấu trừ bản thân). Cá nhân này phải có MST và vẫn được giảm trừ gia cảnh bình thường.
Chú ý khác
| Nhân công thuê ngoài ký HĐLĐ dưới 3 tháng không phải tham gia BHXH, BHYT và BHTN |
| Nhân công thuê ngoài tối đa ký HĐLĐ 2 lần/ năm |
| Khi ký HĐLĐ phải ghi rõ thu nhập hàng tháng, phụ cấp sẽ được trả vào lương, BHXH trả trực tiếp vào lương |
| Nếu nhiều nhân công thuê ngoài thì lập danh sách ủy quyền cho tổ trưởng tổ nhân công thay mặt ký HĐLĐ |
| Trong nhận bảng lương, nhận các khoản tăng ca, làm thêm giờ thì chữ ký người lao động phải giống nhau |
| Hồ sơ phải bao gồm CMND photo của NLĐ |
Kiểm tra, xử lý
Để đảm báo tính chính xác của các số liệu, kế toán xây dựng cần có bước kiểm tra lại tính đúng đắn của các thông tin để:
- Đưa ra các phương án xử lý kịp thời: điều chỉnh hoặc bổ sung.
- Phân bổ các số liệu một cách hợp lý và đầy đủ theo từng hạng mục công trình. Thông thường phân bổ theo tài khoản 621.
- Hạch toán thuế tạm tính đối với công trình ngoại tỉnh.
Lập báo cáo:
- Báo cáo tình hình nguyên vật liệu đã sử dụng- tiêu hao- tồn kho theo công trình.
- Báo cáo tổng hợp chi phí theo công trình: chi phí nhân công, khấu hao TSCĐ, tài sản hư hỏng (nếu có),
- Báo cáo nghiệm thu công trình.
- Báo cáo công nợ phải thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ.
- So sánh chi phí thực tế với giá thành dự toán.
Theo dõi công nợ và thanh toán từ chủ đầu tư:
Để hoàn thiện quy trình nghiệp vụ của kế toán xây dựng thì cần thực hiện những nội dung sau:
- Hỗ trợ nhập (import) bảng dự toán vào phần mềm. Đồng thời so sánh giữa giá thành dự toán và chi phí thực tế chi tiết theo từng chỉ tiêu trong dự toán.
- Cho phép theo dõi công trình theo nhiều cấp (hạng mục, gói thầu, giai đoạn). Khi đó tổng chi phí, doanh thu của các công trình cấp dưới sẽ bằng chi phí, doanh thu của công trình mẹ.
- Tập hợp chi phí chi tiết theo từng loại: Nguyên vật liệu, nhân công thi công, máy thi công, chi phí thầu phụ, các chi phí thi công khác cho từng công trình hoặc tâp hợp chung.
- Cho phép trích và phân bổ tư động các chi phí: khấu hao TSCĐ, mức phân bổ CCDC, chi phí trả trước, chi phí máy thi công. Cho phép trích phân khấu hao theo ngày tự động đối với các máy thi công, tài sản tham gia nhiều công trình trong kỳ.
- Cho phép phân bổ tự động các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào.
- Quản lý số liệu liên năm và lũy kế phát sinh từ khi khởi công.
- Theo dõi công nợ và thanh toán đối với nhà thầu phụ.
- Theo dõi tồn kho theo công trình.
- Tính giá thành, ghi nhận doanh thu chi tiết và phản ánh kết quả kinh doanh theo từng công trình.
- Phản ánh báo cáo đa chiều, đa chỉ tiêu, đa dạng báo cáo, cho phép tự sắp xếp, tự hiển thi các trường thông tin trên báo cáo, truy xuất ngược.
Một số những sai sót thường gặp của kế toán xây dựng
Do tính chất công việc liên quan tới nhiều sổ sách và số liệu, nên việc sai sót trong quy trình kế toán là điều có thể hiểu được.
Nếu bạn đang tìm hiểu hoặc đang là kế toán xây dựng, thì nội dung sau đây sẽ rất hữu ích cho bạn. Vì bài viết sau đây sẽ liệt kê một số sai sót mà kế toán xây dựng thường mắc phải, từ đó bạn có thể rút kinh nghiệm để hoàn thiện tốt công việc của mình nhé.
Sai sót về hóa đơn:
- Xuất hóa đơn không đúng thời điểm xác định doanh thu xây lắp.
- Không xuất hóa đơn của phần bảo hành cùng với giá trị công trình.
- Hóa đơn đầu vào không phù hợp với tiến trình công trình, hoặc sau khi xuất hóa đơn xác định doanh thu mới có hóa đơn đầu vào.
- Không kê khai và nộp thuế vãng lai đối với những công trình ngoại tỉnh.
Sai sót về dự toán chi phí:
- Không làm dự toán cho công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ,…
- Không có quyết định phê duyệt dự toán.
Sai sót về phân bổ:
- Quên phân bổ chi phí khấu hao vào giá trị công trình.
- Phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí khấu hao vào giá trị công trình chưa hợp lý, không có tiêu thức phân bổ thích hợp.
Sai sót về chi phí:
– Thực hiện sửa chữa lớn không có phê duyệt của Giám đốc
– Chi phí sửa chữa lớn đưa vào chi phí SXKD trong kì mà không phân bổ.
– Chi phí xây dựng dở dang cuối kì xác định chưa phù hợp, chỉ trên cơ sở ước tính.
– Không chi tiết các khoản đầu tư xây dựng cuối kì là của công trình nào.
– Chi phí xây dựng dở dang tồn đọng từ nhiều kì chưa được xử lý, đầu tư tiếp…
Sai sót về hồ sơ:
– Thủ tục đầu tư chưa đầy đủ: Không có quyết định đầu tư, không tổ chức đấu thầu, đấu giá…
– Hồ sơ, chứng từ thanh toán tiền chưa đẩy đủ: mua thiết bị không có hóa đơn, chi trả tiền cho đối tác nước ngoài, không thực hiện thanh toán qua NH.
– Khoản chi cho hoạt động xây dựng không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
– Giá trị trên Báo cáo chi tiết đầu tư từng công trình chênh lệch với sổ kế toán.
Trên đây là tất cả những gì bạn cần biết về kế toán xây dựng. Mong là bài viết này có ích cho các bạn. Ngoài ra nếu doanh nghiệp bạn có khó khăn gì trong vấn đề kế toán, hãy liên hệ chúng tôi để được cung cấp dịch vụ kế toán chất lượng tại TP.HCM nhé!
Cảm ơn các bạn và chúc các bạn thành công!
