Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2020

Bài viết hướng dẫn bạn những thông tin chi tiết về chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Không những hướng dẫn bạn chi tiết cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà chúng tôi còn chia sẻ cho bạn các bước làm thủ tục mua chứng từ, mua ở đâu cũng như khai báo tình hình sử dụng như thế nào để bạn có thể nắm hết về chứng từ khấu trừ thuế TNCN này! Nào cùng bắt đầu nhé!

>>> Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân 2020

>>> Tải mẫu 09/XN-NPT-TNCN kê khai người nuôi dưỡng trực tiếp

Khấu trừ thuế là gì và chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Khấu từ thuế là việc mà kế toán sẽ phải tính để đưa ra con số chính xác số thuế phải nộp. Về bản chất, việc khấu trừ thuế sẽ giúp cho việc thu thuế của Nhà nước không bị trùng lập và từ đó tạo ra công bằng cho các bên liên quan.

Khấu trừ thuế TNCN là việc công ty hay cá nhân tính thuế TNCN cho nhân viên phải trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập cho người đó. Khi công ty/doanh nghiệp khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người lao động trước khi chi trả cho người lao động thì phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu người lao động. Tuy nhiên trong trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một chứng từ được cơ quan Nhà nước cấp để doanh nghiệp hoạt động và khấu trừ thuế TNCN cho đúng pháp luật quy định.

Khi nào thì sử dụng chứng từ khấu trừ thuế?

Với trường hợp người lao động làm việc nhưng không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng thì công ty cung cấp chứng từ khấu trừ mỗi lần khấu trừ thuế hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế tùy thuộc vào yêu cầu người lao động.

Nhưng trước tiên và trên hết, người lao động lúc này phải có mã số thuế. Các bạn có thể tham khảo bài viết đăng ký mã số thuế cá nhân để biết cách đăng ký nhé!

Còn trong trường hợp người lao động có hợp đồng lao động trên 3 tháng doanh nghiệp chỉ phải cấp một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Vậy làm thế nào để mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi có yêu cầu của người lao động?

Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN và nơi nộp hồ sơ

Để mua chứng từ khấu trừ thuế thì điều đầu tiên là bạn phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

  • 1 bản mẫu 07/CTKT-TNCN ban hành kèm thông tư 92/2015/TT-BTC
  • Photo công chứng 1 bản giấy phép kinh doanh của công ty
  • 1 giấy giới thiệu của công ty
  • Photo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân kèm bản gốc để đối chiếu.

Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ thì tiếp theo là bạn hãy đi nộp hồ sơ đăng ký mua chứng từ khấu trừ nhé! Đem hồ sơ đến Phòng ấn chỉ chi cục thuế quản lí doanh nghiệp nộp là được thôi nhé!

Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2020

Dưới đây là những hướng dẫn về cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất, bạn có thể tham khảo và viết theo nhé!

cách viết chứng từ khấu trừ thuế tncn

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

[01] Họ và tên người nộp thuế: Mục này bạn chú ý ghi in Hoa toàn bộ họ và tên

[02] Mã số thuế: Ghi nhận đầy đủ như Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp

[03] Địa chỉ; [04] Điện thoại: Ghi nhận đầy đủ thông tin

[05] Họ và tên: Ghi Tên người lao động chịu thuế (Ví dụ: Nguyễn Văn Bình)

[06] Mã số thuế: Ghi MST của người lao động

[07] Quốc tịch: Chỉ kê khai nếu không thuộc quốc tịch Việt Nam

[08] Cá nhân cư trú: [09] Cá nhân không cư trú:

 [10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ:

[11] Số CMND hoặc số hộ chiếu; [12] Nơi cấp; [13] Ngày cấp: Ghi nhận đầy đủ theo CMND

 [14] Khoản thu nhập: Ghi nhận cụ thể (Ví dụ: thu nhập từ tiền lương tiền công, thu nhập từ kinh doanh hoặc kinh doanh từ đầu tư vốn …)

[15] Thời điểm trả thu nhập: Nếu chi trả theo tháng thì ghi nhận chính xác ngày doanh nghiệp chi trả người lao động (ghi theo năm dương lịch). Trong trường hợp chi trả một khoảng thời gian thì ghi cụ thể từ ngày nào đến ngày nào.

[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: tổng tiền doanh nghiệp chi trả cho cá nhân nhưng chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

[17] Số thuế thu nhận cá nhân đã khấu trừ: Số thuế công ty đã khấu trừ nhân viên.

[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Tổng thu nhập chịu thuế của nhân viên. ([16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả – [17] Số thuế thu nhận cá nhân đã khấu trừ).

Lưu ý về cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Bạn sử dụng chứng từ khấu trừ đúng thứ tự, không trùng số liệu, trùng ký hiệu.

Nếu chứng từ sai nội dung thì gạch chéo để hủy và lưu lại đầy đủ các liên. Nhưng trong trường hợp đã giao cho người lao động thì phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ; thu hồi lại chứng từ sai và lập lại chứng từ mới thay thế.

Để báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bạn vui lòng tham khảo bài viết “Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN” để biết thêm chi tiết nhé!

Công văn báo mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Ngoài những lưu ý về cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN ra, trong trường hợp chứng từ khấu trừ thuế bị mất, cháy, hỏng thì doanh nghiệp cần nhanh chóng làm Báo cáo mất, cháy, hỏng ấn chỉ Mẫu BC21/AC, đóng dấu “Ngày nhận” và chuyển đến cho Bộ phận ấn chỉ ngay trong ngày. Trong vòng 7 ngày sẽ được xử lý và có quyết định xử phạt đúng theo quy định.

Chứng từ thuế TNCN được sử dụng khi nào

Về chứng từ thuế TNCN, theo điểm a khoản 2 điều 25 của thông tư 111/2013/TT-BTC quy định như sau:

– Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Đối tượng nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Về việc các đối tượng nào được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định rõ trong điểm b khoản 2 điều 25 của thông tư 111/2015/TT-BTC như sau:

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng.

Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Thủ tục, hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN của tổ chức trả nhu nhập như thế nào?

Đối với chứng từ khấu trừ tự in:

Theo thông tư  37/2010/TT-BTC: thủ tục, hồ sơ đăng ký chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định rõ như sau:

Tại điều 3 của thông tư quy định:

  • Tổ chức phải nộp hồ sơ cho Cục thuế tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức trả thu nhập đóng trụ sở chính.
  • Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

1/Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in.

2/Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này.

3/Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

4/Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.

Đối với mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hồ sơ mua Chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

– 01 bản Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC. (1 bản)

-01 bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp.

-01 bản giấy giới thiệu của Doanh nghiệp.

– Bản photo Chứng minh thư nhân dân của người đứng tên trên giấy giới thiệu, kèm theo Chứng minh nhân dân bản gốc để đối chiếu.

Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi báo cáo tình hình sử dụng khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp hoàn thành hồ sơ sau:

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in của tổ chức trả thu nhập (theo mẫu CTT25/AC ban hành kèm theo Quyết định số 440/QĐ-TCT).

Thời hạn gửi báo cáo: chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.

Doanh nghiệp cần lưu ý thời gian nộp báo cáo trên vì nếu nộp chậm sẽ phải chịu những mức phạt khác nhau tùy vào thời gian nộp chậm:

Phạt cảnh cáo: số ngày nộp chậm từ 01- hết ngày 10.

Phạt từ 2.000.000đ-4.000.000đ nếu nộp chậm sau 10 ngày.

Phạt từ 4.000.000đ-8.000.000đ nếu nộp chậm sau 20 ngày.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp lập sai hoặc không đầy đủ nội dung báo cáo thì chịu mức phạt từ 200.000-1.000.000đ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải lập và gửi lại cho cơ quan thuế báo cáo theo đúng quy định.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và lâp thông báo gửi tới cơ quan Thuế trước khi cơ quan Thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế , kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị phạt tiền.

Trong trường hợp nếu bạn có nhu cầu về thực hiện dịch vụ kế toán thì hãy thử tham khảo nhé!

Trên đây là bài viết về cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cũng như xử lý trường hợp khi chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị mất, cháy, hỏng. Hi vọng sẽ có ích cho bạn!

Chúc bạn thành công!

>>> Hướng dẫn cách tính thuế TNCN cho người nước ngoài

>>> Tải mẫu 02/CK-TNCN cam kết TNCN năm 2020