Hiện nay, nhiều văn phòng đại diện của công ty nước ngoài và cả công ty Việt Nam được thành lập rất nhiều đặc biệt là những công ty có quy mô lớn. Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện, cũng như những quy định về văn phòng đại diện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.
Văn phòng đại diện là gì?
Khi doanh nghiệp kinh doanh phát triển và cần mở rộng thị trường và điều đầu tiên cần làm chính là khảo sát thị trường. Khi đó văn phòng đại diện sẽ là một giải pháp tốt cho doanh nghiệp. Vậy văn phòng đại diện chính là đơn vị phụ thuộc của công ty và là đại diện ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và đồng thời chịu trách nhiệm bảo vệ lợi ích ấy.
Văn phòng đại diện có thể là công ty Việt Nam ở một địa phương khác hoặc quốc gia khác. Hoặc là tổ chức kinh tế, văn hoá, xã hội, pháp lí của Việt Nam ở nước ngoài hoặc ngược lại. Vậy chức năng cụ thể của VPDD là gì?
Chức năng của văn phòng đại diện
Doanh nghiệp có thể thành lập nhiều VPDD ở một địa phương, đây là đơn vị để theo dõi, giám sát và đôn đốc các dự án, chương trình hợp tác kinh tế, khoa học, kĩ thuật, công nghệ tại nơi hoạt động. Tuy nhiên doanh nghiệp lưu ý là VPDD không ký kết hợp đồng cũng như thu tiền. Riêng văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thì được phép ký các hợp đồng thuê lao động, thuê địa điểm để đặt VPDD.
- Vậy nói một cách đơn giản thì văn phòng đại diện thực hiện chức năng thăm dò thị trường, đối thủ để thông qua đó tiến hành tiếp cận thị trường tiềm năng và đối tác trong tương lai. Đồng thời còn phát hiện ra những hoạt động cạnh tranh không lành mạnh của đối thủ và tìm phương hướng thích hợp xử lý.
- Do doanh nghiệp không được ký kết hợp đồng nên các hợp đồng của VPDD sẽ được doanh nghiệp ủy quyền và đóng dấu. Như thế trụ sở chính sẽ chịu trách nhiệm với các hoạt động kinh tế phát sinh của VPDD.
*Về văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam: được hoạt động 3 năm từ khi nhận giấy phép. Và sau đó nếu muốn tiếp tục hoạt động thì phải thực hiện đề nghị gia hạn. Để doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện cần tiến hành các thủ tục sau đây.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại TPHCM
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Đầu tiên cần Giấy đăng ký KD của công ty mẹ;
- Cần biên bản họp và quyết định thành lập VPDD chính thức của doanh nghiệp;
- Giấy tờ của người đứng đầu VPDD như chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước;
*Các giấy tờ trên bạn chuẩn bị bản photo có công chứng nha!
- Quyết định, Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu;
- Nếu địa điểm đăng ký kinh doanh là tầng trệt của các chung cư: cần giấy chứng minh quyền đăng ký thành lập VPDD;
- Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tư vấn: cần hợp đồng tư vấn và giấy giới thiệu;
Bước 2: Tiến hành đăng ký thành lập VPDD
- Gửi hồ sơ lên Sở kế hoạch đầu tư hoặc thông qua Cổng thông tin điện tử quốc gia dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Sau đó 3 ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được kết quả là giấy phép hoặc yêu cầu bổ sung, sửa đổi thông tin cần thiết để hoàn thiện hồ sơ.
Tuy nhiên trước khi thành lập, bạn cần tìm hiểu rõ về những quy định hoạt động, quy định về thuế để tránh trường hợp vi phạn xảy ra.
Nếu trường hợp bạn đang có nhu cầu thành lập công ty có thể tham khảo thêm dịch vụ của chúng tôi.
Quy định về văn phòng đại diện
Quy định chung về văn phòng đại diện
- VPDD có con dấu và giấy chứng nhận hoạt động riêng.
- Không phải thực hiện các nghĩa vụ về thuế.
- Có thể được thành lập cùng tỉnh hoặc khác tỉnh với trụ sở chính. Và doanh nghiệp có thể thành lập nhiều VPDD trong cùng một tỉnh.
Bên cạnh những quy định trên, chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết về văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào, văn phòng đại diện có mã số thuế không và văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?
VPDD có phải nộp thuế hay không? Và nếu nộp thì cần phải nộp thuế nào? Câu trả lời tùy thuộc vào 2 trường hợp dưới đây:
- Trường hợp: Văn phòng đại điện chỉ có các hoạt động điều tra, khảo sát thị trường và xúc tiến thương mại, không có phát sinh các hoạt động ký kết hợp đồng được ủy quyền. Thì không cần phải nộp thuế.
- Trường hợp: VPDD có ký hợp đồng kinh tế được ủy quyền thì phải nộp thuế môn bài; cũng như việc khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên tại đơn vị. Chúng ta tìm hiểu chi tiết về mức thuế môn bài và quy định thuế TNCN cho VPDD trong nội dung sau.
Thuế môn bài
| Mục
| Vốn | Thuế môn bài |
| Bậc 1 | Trên 10 tỷ | 3 tỷ |
| Bậc 2 | Dưới 10 tỷ | 2 tỷ |
| Bậc 3 | Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác | 1 tỷ |
Vậy theo quy định như trên thì VPDD phải nộp thuế môn bài 1 tỷ mỗi năm.
Thuế thu nhập cá nhân
Hàng tháng/quý văn phòng đại diện tiến hành nộp hồ sơ khai thuế cho nhân viên. Trường hợp không có phát sinh thuế thì không cần phải nộp tờ khai. Hồ sơ khai thuế bao gồm:
- Mẫu 02/KK-TNCN – Tờ khai khấu trừ thuế TNCN
- Bản kê chi tiết thu nhập thường xuyên của nhân viên
- Mẫu 16/ĐK-TNCN – Mẫu đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kèm theo chứng từ chứng minh (nếu cá nhân có người phụ thuộc).
Văn phòng đại diện có mã số thuế không?
Theo quy địn hiện hành, doanh nghiệp cần làm thủ tục đăng ký để được cấp mã số thuế và thực hiện các nghĩa vụ cần thiết với nhà nước. Doanh nghiệp có MST là 10 số, còn chi nhánh thì 13 số. Vậy văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế. Sau đây, bạn có thể tham khảo các bước cần thiết để đăng ký MST.
Bước 1: Doanh nghiệp điền thông tin chi tiết VPDD vào bảng kê là nộp cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
Bước 2: Tiếp theo cơ quan thuế sẽ thực hiện nhập thông tin VPDD vào hệ thống để tạo Mã số thuế. Sau khi hoàn tất sẽ gửi thông báo lập VPDD, mẫu 07-MST cho doanh nghiệp. Đồng thời thực hiện đăng ký thuế tại địa phương nơi VPDD đóng trụ sở.
Bước 3: Sau khi doanh nghiệp nội hồ sơ đăng ký thành lập VPDD thì mã số thuế sẽ được kích hoạt. Và đến lúc này bạn đã có thể sử dụng MST.
Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Để đáp ứng là một đơn vị có tư cách pháp nhân thì phải thỏa mãn các điều kiện sau:
- Phải là đơn vị có cơ sở cố định, được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận.
- Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức chặt chẽ để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động có tổ chức, đường lối nhất quán.
- Khi đơn vị có tài sản độc lập, có nghĩa là các thành viên chỉ chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh tỷ lệ với số vốn góp. Tuy nhiên đặc biệt ở các công ty hợp danh thì các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn.
- Tham gia các quan hệ pháp luật độc lập.
Vậy căn cứ theo những đặc điểm trên cùng với quy định tại Điều 92.4 của Luật dân sự là “Văn phòng đại diện và chi nhánh không có tư cách pháp nhân” thì văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.
Sau khi đã thành lập văn phòng đại diện, điều quan trọng đầu tiên mà ban lãnh đạo công ty cần thực hiện là đề cử người đứng đầu cho VPDD. Vậy điều kiện cũng như quy trình bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện như thế nào, hãy cùng mình tìm hiểu nha!
Trưởng văn phòng đại diện
Điều kiện để làm trưởng văn phòng đại diện
Để có thể được chọn là trưởng văn phòng đại diện thì phải là cá nhân có đủ năng lực hành vi nhân sự, là người lao động hợp pháp, đồng thời thỏa mãn các điều kiện dưới đây:
- Không phải là cá nhân đang bị đóng MST hoặc đại diện của DN bị đóng MST.
- Trường hợp là công ty nước ngoài tại Việt Nam: thì không thể là người đại diện theo pháp luật công ty nước ngoài hoặc công ty nước ngoài thành lập tại Việt Nam, cũng không thể là Giám đốc chi nhánh của công ty nước ngoài.
- Nếu bạn chọn trưởng VPDD là người nước ngoài thì cần phải có giấy phép lao động.
Quy trình bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện
Bước 1:
Doanh nghiệp thống nhất ý kiến để đi đến quyết định bổ nhiệm trưởng VPDD. Nội dung trong quyết định phải đảm bảo tuân thủ các quy định trong điều lệ công ty, các quy định trong hợp đồng lao động của doanh nghiệp với cá nhân.
Bước 2:
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ
- Biên bản hợp của doanh nghiệp về việc bổ nhiệm
- Bản sao có công chứng quyết định bổ nhiệm người đúng đầu VPDD
- Bản sao có công chứng các giấy tờ cá nhân của người được bổ nhiệm
- Văn bản ủy quyền (trường hợp bạn thuê dịch vụ ngoài).
Bước 3:
Sau khi có đầy đủ hồ sơ, DN tiến hành thông báo với cơ quan chức năng có thẩm quyền về việc bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện. Cụ thể, bạn sẽ thông báo với:
- Phòng đăng ký kinh doanh khi là doanh nghiệp thành lập tại Việt Nam để nhận Giấy phép hoạt động văn phòng.
- Sở công thương hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp khi là thương nhân nước ngoài để nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4:
Kể từ khi nhận được Giấy chứng nhận thành lập VPDD thì doanh nghiệp phải công bố thông tin trên cổng thông tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày.
Như vậy trưởng văn phòng đại diện không được phép ký kết các hợp đồng kinh tế trừ trường hợp được ủy quyền. Còn với trưởng văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam cũng có thể được ủy quyền, nhưng phải thực hiện ủy quyền từng lần phát sinh việc giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết bằng văn bản.
Bạn đã hiểu rõ về thủ tục thành lập văn phòng đại diện, cũng như tất cả các thông tin liên quan về VPĐD rồi đúng không! Hi vọng bài viết có ích với bạn!
Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
