Để biết việc thực thiện thông báo hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mình đã được cơ quan thuế chấp nhận chưa, hay người nhận hóa đơn điện tử chỉ mất tờ hóa đơn điện tử đã tải xuống cần in lại bản mới thì các bạn cần phải tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên website của Cơ quan thuế.
Bài viết dưới dây chúng tôi xin hướng dẫn các bạn làm thế nào để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến.
Khái niệm hóa đơn điện tử
Trước khi tìm hiểu cách làm thế nào để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến, chúng tôi xin giải nghĩa hóa đơn điện tử trước với các bạn.
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu về việc bán hàng, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau: Hóa đơn xuất khẩu , Hóa đơn VAT (hay gọi hóa đơn giá trị gia tăng), hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác nhưu: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền vận chuyển hàng không, phiếu thu cước vận tải quốc tến,…. Theo thông lệ quốc tế và quy định của pháo luật Việt Nam.
Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử dựa trên tính liên tục, trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất.
Khi nào thì tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Các trường hợp cần tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử:
– Người đại diện doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử cần kiểm tra hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận chưa
– Người nhận hóa đơn điện tử muốn kiểm tra thông tin nội dung trên hóa đơn điện tử hoặc in lại hóa đơn điện tử ra bản cứng phục vụ cho các thao tác hành chính khác trong doanh nghiệp như hoàn thành hồ sơ đề nghị thanh toán, đề nghị quyết toán tạm ứng, …
Cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến
Để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến, các bạn cần làm theo các bước như sau:
Bước 1:
Truy cập vào trang website của Tổng cục thuế theo địa chỉ http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Bước 2:
Bạn chọn ô thứ 2 trên thanh công cụ “thông tin thông báo phát hành”, sau đó hệ thống sẽ hiển thị ra 2 mục con là “hóa đơn” và “biên lai”, lúc này tại mục “hóa đơn” bạn trỏ chuột về dấu mũi tên để chọn mục “Tổ chức, các nhân”
Bước 3:
Sau khi hoàn thành bước 2 màn hình tra cứu sẽ xuất hiện 3 phần là “tham số tra cứu”, “Kết quả tra cứu” và “Danh sách thông báo phát hành”. Lúc này bạn tiến hành nhập thông tin yêu cầu tại các vị trí ô trống có dấu sao trong phần “tham số tra cứu” sau đó nhấn nút “tìm kiếm” để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý:
Tại ô mã số thuế cần điền là mã số thuế của tổ chức, doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử
Tại ô ngày phát hành từ … đến … là khoảng thời gian tạo ra thông báo phát hàng hóa đơn của Cơ quan Thuế
Tại ô nhập mã xác thực, bạn cần nhập đúng mã xác thực hiển thị bên trên để xác nhận trước khi tìm kiếm.
Bước 4:
Sau khi tìm kiếm, hệ thống sẽ hiểm thị ra kết quả tra cứu bao gồm:
- Mã/tên đơn vị phát hành là thông tin mã số thuế và tên doanh nghiệp phát hành
- Trạng thái hoạt động: còn hoạt động hay tạm ngưng hoạt động của doanh nghiệp trên
- Địa chỉ trụ sở chính là địa chỉ trên giấy chứng nhận kinh doanh của doanh nghiệp trên
- Cơ quan thuế quản lý có thể hóa đơn điện tử đó và danh sách thông báo phát hành chi tiết từng ngày do cơ quan Thuế nhận thông báo phát hành nào, kèm ghi chú nếu có.
Thường ghi chú sẽ hiển thị khi thông tin thống báo phát hàng có sự điều chỉnh hoặc thay đổi.
Ví dụ
Ví dụ như doanh nghiệp đăng kí phát hành 1000 hóa đơn điện tử nhưng đến số 500 lại chuyển sang cơ quan thuế khác từ thành phố Hồ Chí Minh sang Hà Nội thì tại thời điểm chuyển đổi hệ thống sẽ hiển thị như sau:
Tại thông báo phát hàng tại TPHCM sẽ hiển thị “từ số 501 đến 1000 chuyển đến phát hành tại Cục Thuế Thành phố Hà Nội”
Tại thông báo phát hành tại Hà Nội sẽ không hiện thị ghi chú nào.
Bước 5:
Bạn chọn ngày cần kiểm tra để tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà bạn cần.
Kết luận
Việc tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến giúp các bạn tiết kiệm được thời gian công sức cho việc tìm kiếm lại hóa đơn bị thất lạc hay phải đi đến cơ quan có thẩm quyền xin cấp lại hoặc tra cứu thông báo phát hành hóa đơn.
Ngoài ra việc tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến còn vô cùng tiện dụng vì thao tác đơn giản, dễ thực hiện, có thể làm tại chổ mà không mất nhiều thời gian, tiền bạc, công sức của mình.
Với bài viết trên chúng tôi hi vọng các bạn sẽ có thể tự mình tra cứu thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà bạn cần trên kênh trực tuyến nhanh nhất.
