Việc chuyển đối từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã được đề cập khá nhiều và gây nhiều bối rối cho doanh nghiệp. Vậy lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Doanh nghiệp vẫn còn nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy thì sao? Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì có những điều kiện và quy định gì?
Tất cả những câu hỏi trên được quy định chặt chẽ trong nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành vào ngày 12/09/2018. Hãy cùng ketoandongnama tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
HĐĐT dùng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa/dịch vụ, được người bán tạo lập và giao cho người mua theo mẫu được quy định. Được thiết lập, ghi nhận, chuyển đổi và lưu trữ trên thiết bị điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp tiết kiệm được thời gian, chi phí của cả cơ quan quản lý và doanh nghiệp. Tuy nhiên việc áp dụng còn khá nhiều vướng mắc và khó khăn.
Chính vì thế, dự thảo Nghị định để doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã có hiệu lực từ 01/07/2018 chỉ triển khai thí điểm ở một số đối tượng. Và đến nay thì theo thông tin mới nhất từ nghị định 119/2018/NĐ-CP, các DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải áp dụng sử dụng hóa đơn điển tử chậm nhất là ngày 01/11/2020. Nếu có nhu cầu, quý khách có thể sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của công ty chúng tôi.
Vậy lộ trình để chuyển đổi từ nay đến 01/11/2020 như thế nào? Cũng như điều kiện, quy định sử dụng và quy trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào?
Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo thông tin chính thức, nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực chính thức từ 01/11/2018. Và bắt đầy ngày 01/11/2020, tất cả các đơn vị phải hoàn tất việc chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Trong trường hợp công ty bạn vẫn có nhu cầu hoặc chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn có thể thông báo phát hành hóa đơn giấy đặt in, tự in trước ngày 01/11/2018 thì được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy từ 01/11/2018 – 31/10/2020.
- Trường hợp sau 01/11/2018, nếu công ty sử dụng hết số hóa đơn giấy đã đăng ký thì không được đăng ký thêm mà phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Còn đến ngày 01/11/2020 doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn giấy thì phải hủy để sử dụng HĐĐT theo đúng quy định.
*Lưu ý: Từ 01/11/2018 – 31/10/2020 nếu cơ quan chức năng thông báo đến doanh nghiệp để thực hiện chuyển đổi sang HDĐT có mã trong trường hợp DN chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin.
Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử không có mã
Đối tượng sử dụng HDĐT và HDĐT không mã
Tất cả các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp công lập, hợp tác xã, Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức/cá nhân mua hoặc bán hàng hóa dịch vụ và các Cơ quan quản lý thuế, … phải bắt buộc chuyển đổi để sử dụng HDĐT.
Hiện tại có hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã. Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Do cơ quan thuế trực tiếp quản lý, chính vì thế bạn không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn này. Còn hóa đơn điện tử thì do chính doanh nghiệp chịu trách nhiệm tạo lập, quản lý, lưu trữ dữ liệu và phải xuất trình để kiểm tra khi cần thiết.
Điều kiện sử dụng hóa đơn không có mã
Các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực chủ chốt của nước ta. Như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, … kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đáp ứng các điều kiện sau thì được sử dụng HDĐT không có mã:
- Đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
- Hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng đủ tiêu chuẩn.
- Có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HDĐT (đáp ứng được yêu cầu lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu với các đối tác).
Quy định về sử dụng hóa đơn điện tử
Khi bán hàng/cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua theo từng lần giao dịch không phân biệt là bạn đã thu tiền hay chưa. Lưu ý đối với hàng hóa thời gian lập hóa đơn chính là lúc chuyển giao quyền sở hữu, còn với dịch vụ là lúc bạn hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Đơn vị được phép chuyển đổi HDĐT thành chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi mà không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ khi doanh nghiệp có hệ thống khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế). Và doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin thống nhất trên HDĐT và chứng từ giấy.
>>> Hóa đơn điện tử gồm: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, vé, phiếu thu, phiếu xuất kho, ….
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Đăng ký sử dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế
Bước 1:
Doanh nghiệp gửi Mẫu 01 – mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế. Nếu bạn thay đổi thông tin đã đăng ký để sử dụng HDĐT thì cũng sử dụng mẫu này.
Bước 2:
Một ngày sau cơ quan gửi lại doanh nghiệp Mẫu 02 – việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
*Lưu ý: Trong trường hợp sau khi rà soát lại các DN đang sử dụng HDĐT do cơ quan thuế cấp mã không thu tiền (Khoản 1 điều 13 Nghị định này) thuộc đối tượng phải sử dụng HDĐT thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp thì cơ quan thuế sẽ gửi Mẫu 07 cho doanh nghiệp.
Bước 3:
Đối chiếu hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã
Căn cứ vào thông tin được gửi, hệ thống cấp mã hóa đơn của tổng cục thuế sẽ tự động cấp mã và gửi kế quả cho người gửi. Khi nhận hóa đơn, bạn cần kiểm tra cẩn thận hình thức và các thông tin trên hóa đơn.
Hóa đơn do cơ quan thuế cung cấp cần đảm bảo:
- Đúng với thông tin doanh nghiệp đã đăng ký.
- Đảm bảo đúng chuẩn định dạng được quy định.
- Các thông tin về hóa đơn điện tử được thể hiện đầy đủ. Nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ được cung cấp gồm: tên, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng cộng tiền cần thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của 2 bên;
- Thời điểm lập hóa đơn và mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác có liên quan.
Do đây là nghị định mới được ban hành nên còn khá nhiều thắc mắc. Vì thếDN cần liên hệ với cơ quan chức năng tại địa phương hoạt động để nắm thông tin cụ thể. Trong trường hợp bạn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của Đông Nam Á, chúng tôi sẽ đảm nhận toàn bộ các quy trình và giao tận tay bạn HĐĐT.
*Lưu ý: Nếu vẫn còn hóa đơn giấy thì doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn ngay sau khi được phép sử dụng hóa đơn có mã.
Xử lý sai sót khi nhận hóa đơn sai thông tin
Trường hợp 1: Người bán nhận hóa đơn điện tử có mã nhưng chưa gửi cho người mua. Thì người bán dùng Mẫu số 04 để thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn để đăng ký lại hóa đơn mới.
Trường hợp 2: Người mua đã nhận được hóa đơn từ người bán. Bên mua và bên bán lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó người bán tiến hành các bước như trường hợp 1.
Trường hợp 3: Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót khi chưa giao hóa đơn cho người bán. Cơ quan thuế sẽ gửi mẫu 05 để thông báo cho người bán. Trong vòng 2 ngày sau khi nhận được thông báo, người bán phải làm các thủ tục như trường hợp 1.
Trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng HDĐT có mã của cơ quan thuế
Trong trường hợp doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh, do không hoạt động tại cơ sở kinh doanh đã đăng ký hoặc doanh nghiệp đang bị cưỡng chế nợ thuế. Và để được tiếp tục sử dụng HDĐT thì phải thông báo với cơ quan thuế sau khi doanh nghiệp tiếp tục hoạt động kinh doanh, cơ quan thuế khôi phục mã số thuế hoặc quyết định cưỡng chế nợ được bãi bỏ.
Nếu doanh nghiệp công ty đã quyết định tạm ngừng kinh doanh nhưng vẫn cần hóa đơn cho các giao dịch cho hợp đồng đã được ký trước đó thì thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế để tiếp tục sử dụng HDĐT.
Sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp
- Khi doanh nghiệp không có đăng ký nhưng lại sử dụng hóa đơn điện tử.
- DN thuộc đối tượng sử dụng HDĐT có mã nhưng lại gửi hóa đơn điện tử không có mã cho khách hàng.
- Sau khi được thông báo ngừng sử dụng HDĐT không mã vẫn tiếp tục dùng để gửi cho người mua.
- Hành vi lập hóa đơn khống.
- Hàng hóa thực tế giao dịch và trên hóa đơn không giống nhau.
- Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.
Trên đây là giải đáp thắc mắc về lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất áp dụng cho tất cả các đơn vị. Theo nghị định thì các doanh nghiệp cần tính toán để đăng ký đặt in hóa đơn giấy trước 01/11/2018 để có thể sử dụng cho đến ngày 01/11/2020. Trường hợp nếu có đủ điều kiện thì doanh nghiệp cần đăng ký để sử dụng hóa đơn điện tử.
